08 Governance, Bestuur en Toezicht

Lefier staat midden in de samenleving. We dragen zorg voor een goed en betaalbaar (t)huis. Dat doen we op een krappe woningmarkt, met de inzet van maatschappelijk geld. Daarom vinden we goed bestuur en toezicht belangrijk. 

Aedescode en Governancecode

Lefier onderschrijft de Aedescode en de Governancecode woningcorporaties 2020. Deze codes bevatten normen voor goed bestuur en toezicht, transparantie, de manier waarop we verantwoording afleggen aan de samenleving en de manier waarop we met ons geld omgaan. We hebben regels voor bestuur, toezicht en het gedrag van de organisatie vastgelegd in het Governancekader Lefier. Deze hebben we geactualiseerd in 2022.

Visie op bestuur en toezicht
De governancecode vraagt aan de raad van commissarissen en het bestuur om een gezamenlijke visie op bestuur en toezicht te hebben. Een mooie vraag waaraan we graag voldoen. Niet alleen omdat het moet, maar vooral omdat het past bij onze visie op besturen en samenwerken. Het gaat over het goede gesprek voeren. Dit heeft zich medio 2022 vertaald in een gezamenlijk visiedocument van het bestuur en raad van commissarissen getiteld; ‘samen het verschil, een visie op bestuur en toezicht’.

Visie op opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid
De Governancecode vraagt een visie op opdrachtgeverschap en aanbestedingsbeleid. Bij Lefier is dit gedeeltelijk onderdeel van haar inkoopbeleid. Deze gaan we in 2023 actualiseren, waarbij ook de toetsing met de betreffende bepaling Governancecode plaatsvindt.

Sturingsfilosofie

Het bestuur en de raad van commissarissen zijn zich continu bewust dat ze zich bewegen in een complex spanningsveld. Lefier werkt met maatschappelijk geld, ze wil daarom doen wat écht nodig is. Hierover is ze continu in gesprek met haar huurders, maatschappelijke partners en andere belanghebbenden. De uitwerking, sturingsfilosofie, is onder meer zichtbaar in haar organisatie-inrichting en besluitvormingsstructuur.
 
In 2022 hebben we als Lefier een herinrichting gedaan van onze organisatiestructuur, zodat deze nog beter aansluit en ondersteunend is aan het behalen van onze doelen uit het ondernemingsplan 2021-2025. De contouren van de herinrichting zijn geschreven met input vanuit de organisatie. Zie ook hoofdstuk 4 van dit jaarverslag: onze organisatie, overzichtelijk en transparant.

Toezicht en toetsingskader

Het hart van ons toetsingskader is het ondernemingsplan 2021-2025 ‘samen het verschil maken voor een betere buurt’. Deze strategische visie omvat onder meer de missie en visie, de ontwikkelrichting en de meerjarendoelen. Daarmee is het plan het kompas voor ons dagelijkse doen en laten. Het ondernemingsplan is vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de RvC, net als de jaarlijkse vertaling ervan in het jaarplan 2022 en onderliggende begroting. De RvC behandelt bovendien besluiten die op grond van wet- en regelgeving verplicht moeten worden voorgelegd. In onze statuten wordt hiervoor verwezen naar de betreffende wetsartikelen. Zie voor meer informatie ook het verslag raad van commissarissen.

Actualisatie governancestukken
In 2022 hebben we de algemene governance documenten, zoals statuten, bestuursreglement, reglement raad van commissarissen en haar commissies en het governancekader, herijkt. Een belangrijke kapstok voor het bestuur en toezicht. Onder meer gezien de gewijzigde wetgeving - woningwet en wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) - bestond de behoefte deze documenten te actualiseren. Daarbij was ook de wens om qua tone-of-voice de stukken beter te laten aansluiten bij het huidige Lefier. 

Bij het actualiseren van de statuten en reglementen is ervoor gekozen om, waar dat kon, gebruik te maken van de modelstatuten en reglementen van Aedes, de koepelorganisatie van woningcorporaties. De modelstatuten zijn in basis afgestemd met de Autoriteit Woningcorporaties (Aw). Ook vergemakkelijkt dit het actueel houden van de documenten. Aedes zorgt waar nodig en gewenst van een toegelichte aanpassing, passend bij de geldende wet- en regelgeving. Op basis van de geactualiseerde stukken wordt een Governance-agenda 2023 opgesteld.

Begin 2023 heeft de Autoriteit woningcorporaties (Aw) haar goedkeuring gegeven en is de akte gepasseerd bij de notaris. De stukken zijn aansluitend gedeeld via de website van Lefier.

Lefier kent een eenhoofdig bestuur, mevrouw Elles Dost. Zij is resultaatverantwoordelijk voor de gehele corporatie en haar verbindingen. Samen met de drie directeuren – wonen & wijken, vastgoed en financiën & ondersteuning – ontwikkelt zij de strategische koers, vastgelegd in het ondernemingsplan. In 2021 heeft Lefier de koers opnieuw voor vier jaar vastgelegd in het ondernemingsplan ‘samen het verschil maken voor een betere buurt’. De opgave is daarbij van buiten naar binnen gehaald. En de koers heeft zijn inhoud gekregen in nauwe samenwerking met medewerkers, partners en huurders. 

De bestuurder draagt de verantwoordelijkheid van het maatschappelijk kapitaal van de organisatie. Ze waarborgt een gezonde financiële positie, zodat de continuïteit van Lefier en haar maatschappelijke bijdrage geborgd is. Ze geeft daarbij nadrukkelijk aandacht aan het versterken en borgen van Lefier als klantgerichte organisatie, die georganiseerd is rondom de dienstverleningsprocessen vanuit het perspectief van de vraag van de huurder en passend bij de eisen van de tijd. Ze betrekt actief de Lefier belanghouders bij het maken van het (strategisch) beleid en de uitvoering daarvan en positioneert Lefier als professionele samenwerkingspartij in het maatschappelijk veld, met name richting huurders, gemeenten en collega-corporaties. Ze zet daarvoor de professionele en vernieuwende werkorganisatie in, waarbij medewerkers verantwoordelijkheid nemen voor hun bijdrage aan de Lefier-doelen en management en directie dit ondersteunen en richting geven. Het laag belegde eigenaarschap en de ontwikkeling naar een meer volwassen organisatie met daarbij passende verhoudingen is hier onderdeel van. Deze ontwikkeling vertaalt zich door in een positieve Lefier-cultuur, waarin fouten gemaakt mogen worden als ervan geleerd wordt.

De taken en bevoegdheden van de bestuurder zijn vastgelegd in de statuten en verder uitgewerkt in het reglement bestuur. 

Persoonsgegevens bestuurder

Sinds 1 januari 2020 is Elles (E.M.) Dost als bestuurder resultaatverantwoordelijk voor de gehele corporatie en haar verbindingen. Ze is geboren op 16 mei 1969. Elles Dost is benoemd als bestuurder per 1 januari 2020 en haar benoeming geldt tot en met 31 december 2023. Aansluitend kan ze herbenoemd worden voor wederom een periode van vier jaar.

PE-punten

Bestuurders zijn verplicht om over een periode van drie kalenderjaren 108 PE-punten (punten voor Permanente Educatie) te behalen. Er is geen minimaal aantal te behalen PE-punten per jaar. Elles Dost heeft in de afgelopen jaar de volgende PE Punten* opgebouwd: 

• 2022 – 86,5
• 2021 – 14
• 2020 – 10,5
• 2019 – 177

Nevenfuncties

Naast haar functie als bestuurder, was Elles Dost in 2022:

• lid RvT Zorggroep Groningen
• bestuurslid Menno Jeltemastichting Niekerk
• bestuurslid stichting Vesting Oudeschans

Strijdige belangen

Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden of maatregelen voor getroffen. In 2022 was er geen sprake van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

Klokkenluider en gedragswijzer 

Lefier hecht er veel waarde aan dat haar werknemers op een adequate en veilige manier melding kunnen maken van eventuele vermoedens van ernstige misstanden binnen de organisatie. De klokkenluiderregeling maakt het mogelijk dat iedere medewerker misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld en dat de 'klokkenluider' in alle vertrouwelijkheid zijn vermoeden kan uiten en persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn melding ondervindt. De klokkenluiderregeling die Lefier heeft opgesteld is in lijn met de gedragswijzer, die een aantal gedragsregels bevat waaraan medewerkers zich dienen te houden. Wil je als medewerker van Lefier vertrouwelijk met iemand in gesprek omdat je onregelmatigheden constateert, dan kan dat bij de Vertrouwenspersoon of bij het externe Centraal Meldpunt van Lefier.

Op 20 december 2022 is de Tweede Kamer akkoord gegaan met het voorstel voor de Wet bescherming Klokkenluiders. Daarmee is de invoering van de nieuwe klokkenluiderswet weer een stap dichterbij. Het is voorlopig nog niet met zekerheid te zeggen wanneer de wet in werking zal treden. Eerst moet ook de Eerste Kamer het akkoord geven. We volgen als Lefier de ontwikkelingen op de voet en als nodig passen we onze werkwijze en onderliggende stukken aan.

Compliance  

Het compliance team van Lefier bestaat uit een brede vertegenwoordiging uit de organisatie en heeft 
periodiek afstemming met de MT’s over actualiteiten en lopende acties op het gebied van compliance. Afgelopen jaar heeft het compliance team een aantal trainingen gevolgd op het gebied van compliance. Relevante onderwerpen worden gevolgd en waar nodig wordt hierop actie ondernomen. Wet- en regelgeving wordt binnen Lefier geborgd vanuit beleid en belegd bij de uitvoering n(proceseigenaar) in de eerste lijn. 

Afgelopen jaar zijn een aantal onderwerpen benoemd die onze specifieke aandacht hebben 
gehad:

• Verplichting Rookmelders 1 juli 2022: projectmatige aanpak om rookmelders tijdig te vervangen.
• In onze vastgoedbesluiten is aandacht voor mogelijke gevolgen van het Didam-arrest en stikstof onderzoek. 
• Nieuwe uniforme huurvoorwaarden zijn vastgesteld en geïmplementeerd.
• Verplichting NEN-2580 31 december 2022. De verplichting als onderdeel van de marktwaardering is uitgesteld naar 2023. We hebben de NEN-rapportages en zorgen in 2023 voor borging van uniforme vierkante meters in onze systemen. 
• De nationale prestatieafspraken hebben veel impact op Lefier, diverse onderwerpen komen hieruit naar voren en zullen nog onderdeel moeten worden van onze interne processen. Op een aantal onderwerpen wordt nieuwe wet- en regelgeving aangekondigd. Deze ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd. Per onderwerp is een eigenaar benoemd.
• Mogelijke Europese aanbesteding. We hebben onze opdrachtverstrekking tegen het licht gehouden in relatie tot de mogelijke Europese aanbestedingsplicht en volgen nauwgezet de ontwikkelingen.
• Omgevingswet en wet Kwaliteitsborging. De ontwikkelingen van deze wetten volgen we, we zorgen dat medewerkers hier voldoende kennis van hebben zodat we hier klaar voor zijn als de wetten van kracht worden.

Intern toezicht

Het interne toezicht voor Lefier is belegd bij de raad van commissarissen (RvC). De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Ze geeft gevraagd en ongevraagd advies en heeft een werkgeversrol voor de bestuurder.
De RvC handelt op basis van het reglement raad van commissarissen. Drie commissies – commissie bestuurszaken, auditcommissie en commissie maatschappelijk presteren – adviseren de raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming van de raad voor. De RvC geeft daarnaast goedkeuring aan het interne auditplan en treedt op als opdrachtgever voor de externe accountant. Zie verder ook het verslag raad van commissarissen.

Extern toezicht

Autoriteit woningcorporaties 

Lefier kent diverse externe toezichthouders. De Autoriteit woningcorporaties (Aw) is de belangrijkste toezichthouder. De Aw houdt toezicht op het gedrag en de integriteit van de woningcorporaties en op hun financiële beheer. Daarnaast ziet de Aw toe op de realisatie van de volkshuisvestelijke prestaties.  De Aw en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) hebben hun samenwerking de afgelopen jaren geïntensiveerd en een gezamenlijk beoordelingskader opgesteld en voert hier jaarlijks onderzoek naar uit.

Toezichtsbrief Autoriteit woningcorporaties (Aw)

Op 27 december 2022 ontvingen wij de jaarlijkse toezichtsbrief van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) gebaseerd op het gezamenlijke beoordelingskader. Het basisonderzoek gaf geen aanleiding voor nader onderzoek. De risico-inschatting voor Lefier is ook dit jaar benoemd als 'laag' op alle onderdelen van het beoordelingskader. Dit betekent dan ook dat de Autoriteit ons geen interventies oplegt of toezichtafspraken maakt. De Aw constateert dat binnen Lefier veel aandacht is voor organisatieontwikkeling en organisatiecultuur. Het daadwerkelijk realiseren van de extra investeringen en de doelstellingen uit het ondernemingsplan vraagt het nodige van de organisatie. De Aw stelt dat Lefier zich hiervan bewust is en de komende jaren verder werkt aan een optimale personele bezetting. De Aw heeft het vertrouwen dat Lefier de maatschappelijke opgave kan realiseren.

Er zijn in het verslagjaar geen formele meldingen gedaan bij de Aw.

Waarborgfonds Sociale Woningbouw

Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) zorgt ervoor dat Lefier tegen gunstige voorwaarden geld kan lenen door garanties te verstrekken aan financiers. Ze stelt jaarlijks per corporatie een risicoscore vast gebaseerd op de financial risks (dVi en dPi) en de business risks (24 kwalitatieve business risk vragen). De risicoscore bepaalt de ruimte voor groei van de leningportefeuille, de mogelijkheden voor herfinanciering en de periode waarvoor WSW het borgingsplafond vaststelt.

Beoordeling risicoprofiel WSW

Het WSW oordeelt – op basis van gesprek in oktober en diverse beleidsstukken – dat het risicoprofiel licht verbetert naar gemiddeld laag. Lefier blijft voor WSW een corporatie met een gezond risicoprofiel. Zij vindt de kwaliteit van het bedrijfs- en managementmodel van Lefier van voldoende niveau, evenals de interne sturing en beheersing. Gecombineerd met haar beeld van de financiële positie, kwalificeert de WSW Lefier als een solide corporatie.

In het gesprek dat gevoerd is, is ingegaan op het transitieprogramma en de versnelling die Lefier voorziet in haar investeringen ten opzichte van de vorige meerjarenbegroting vanuit de Nationale en lokale prestatieafspraken en ook een mogelijke toevoeging in tijdelijke huisvesting. Het WSW verwacht dat Lefier voor de eerstkomende jaren financieel voldoende ruimte heeft om een hoger investeringsniveau te kunnen dragen. Wel is zij benieuwd naar de financiële haalbaarheid op langere termijn. 

Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Datalekken en de acties en nadere beheersing die wij hierop treffen, melden wij dit indien nodig bij de AP.

In 2022 hebben wij één melding gedaan van een datalek bij de AP. Het betrof het foutief delen van gegevens aan de zittende huurder bij een eenzijdige huuropzegging. De AP heeft geen aanvullende actie/informatie gevraagd naar aanleiding van de melding.

Accountant

De externe accountant, PWC, controleert in opdracht van de RvC de jaarrekening van Lefier en overige verantwoordingen zoals voorgeschreven in de Woningwet. De accountant rapporteert aan het bestuur en de RvC over haar bevindingen. Lefier krijgt in 2023 een nieuwe accountant, het selectieproces hiertoe heeft in 2022 plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in de keuze voor Deloitte (boekjaar 2023). Zie ook de volgende paragraaf, verslag raad van commissarissen, voor een toelichting op selectieproces.

De raad van commissarissen (RvC) van Lefier houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De raad geeft gevraagd en ongevraagd advies en heeft een werkgeversrol voor de bestuurder, daarnaast heeft zij een netwerkfunctie. De raad richt zich in haar handelen naar het te behartigen algemeen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders - primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten - en naar het belang van de organisatie. 

Algemene reflectie op 2022 

In een pas verschenen kinderboek vraagt een panda aan een kleine draak wat het belangrijkste is, het doel of de reis. De kleine draak denkt even na en antwoordt; het gezelschap! Een belangrijk besef. Uiteraard heeft de corporatie haar doelen en zijn de plannen om er te komen van groot belang. Het zijn uiteindelijk de mensen die het gezamenlijk vormgeven op alle niveaus. Zonder deze samenwerking van getalenteerde mensen op alle niveaus wordt geen doel bereikt. Een reflectie van de raad van commissarissen kan daarom niet anders dan beginnen met het verwoorden van dit besef en de waardering voor het Lefier directie- en managementteam en alle medewerkers evenals het noemen van de doelgroep waarvoor we ons collectief in zetten.

Bestaansrecht ontleend aan huurdersbelang

Ook de raad van Lefier ontleent haar bestaansrecht primair aan het huurdersbelang. Daarmee zijn we als RvC dienend. Onze meervoudige rol van toezichthouders, werkgever, netwerkbieder en adviseur/sparringpartner stond ook in 2022 in het teken van die opgave. Hoe vullen we onze rol zo in dat we voor de bestuurder, directie en de medewerkers van Lefier de condities scheppen om het huurdersbelang te dienen én de talenten daartoe zo goed mogelijk inzetten. 

Wat hebben onze huurders nodig en hoe betrekken wij hen en hun leef- en woonomgeving bij de corporatie? Hoe betaalbaar, comfortabel en duurzaam is hun woning? Worden zij op tijd en goed geholpen, bijvoorbeeld met het onderhoud van hun woning? Vinden we de juiste balans tussen individuele wensen en collectieve mogelijkheden? Tussen wensen en noodzaak? Hoe spelen wij in op actuele ontwikkelingen zoals (dreigende) energiearmoede? Benutten we de kwaliteiten van de Lefier-medewerkers voldoende? Wat is nodig om goede mensen te behouden voor de organisatie? Een lichte frustratie waar je als RvC mee moet leren omgaan is dat je eigenlijk altijd meer zou willen doen, meer gesprekken met huurders, met medewerkers. Een prachtig moment vond ik hoe we samen met huurdersvertegenwoordigingen en een aantal medewerkers eind 2022 een avond gingen koken. Rollen doen er niet meer toe. Je volgt als RvC lid de instructies van een van onze huurders omdat die veel beter weet hoe je die saus maakt. De mooiste gesprekken vonden daar plaats. Papieren stukken komen tot leven.

Complexiteit vraagt scenario-denken

De bestuurlijke uitdagingen namen toe in 2022. Het was immers een turbulent jaar waarin aan oude zekerheden is gerammeld. De oorlog in Oekraïne, met verschrikkelijk leed voor haar inwoners en enorme maatschappelijke impact voor heel Europa. We zagen onder meer de energiekosten voor een deel van onze huurders exorbitant stijgen en kwamen door materiaal-schaarste planningen onder druk te staan. Deze ontwikkelingen brachten een nieuwe context voor toetsing door RvC en hebben nadrukkelijk invloed gehad op de gesprekken in de RvC vergaderingen. ‘Wat kunnen we doen?’ ‘Moeten we wat doen?’ ‘Wat willen we doen?’ Naast de reguliere thema’s is er meer aandacht gevraagd voor het scenario-denken, ‘wat als?’. Bij de doordachte blik op de toekomst hoorden ook onderwerpen als ‘Impactanalyse’ en de ‘Portefeuillestrategie2023-2032’. Samen met de bestuurder en het directieteam spraken we over de mogelijke scenario’s en de invloeden daarop. Ook namen we samen verdiepende tijd voor de onderwerpen, zoals informatisering en de veiligheidsrisico’s die daarmee samenhangen’ en ‘de aanpak van het dagelijks onderhoud’.

Kwaliteit van het collectief

We ontwikkelden ons als RvC-team het afgelopen jaar door in onze samenwerking. De diversiteit van achtergronden van de leden versterkte wederom de kwaliteit van het collectief. Niets blijft ongezegd, we kunnen dit aan als team. Zowel onderling als in de relatie met de bestuurder. De sfeer tijdens de vergaderingen is constructief scherp. Elke vergadering wordt afgesloten met een terugblik op het proces. Daarnaast toetsen we bij elkaar ook regelmatig de ‘bij nader inzien’ beelden.  

De meeste voornemens die we in 2021 hebben gedaan tijdens de evaluatie zijn omgezet in handelen. Daar waar het aanvankelijk nog niet gelukt was om meer tijd en rust te nemen voor verdiepende thema’s, met Corona als ‘vertrager’ namen we gaandeweg 2022 meer rust om themagewijs te verdiepen, samen met het directieteam en soms aangevuld met een delegatie uit de organisatie. Dit laatste vinden we belangrijk ten dienste van de collectieve bestuurlijke wijsheid waar de uitdagingen om vragen.

Belang van nabijheid en samenwerking

In 2022 ging de wereld na Corona weer open. Veel viel terug tot ‘vanouds’. Ook bleef er iets achter, een besef van het belang van contact in nabijheid én een nieuwere vorm van vergaderen en afstemmen. De raad heeft het afgelopen jaar de samenwerking met de bestuurder wederom als constructief en professioneel ervaren. Onder de leiding van Elles Dost en haar team ontwikkelt Lefier zich verder als grote professionele corporatie. De RvC is ook blij met de nieuwe bestuurssecretaris die haar proces in 2022 uitstekend heeft ondersteund.

Zelfevaluatie

Vanuit de principes van de Governancecode woningcorporaties houden we als RvC ieder jaar een zelfevaluatie. Ook dit jaar hebben we ons daarbij extern laten begeleiden, waarbij het bureau – Phyleon – individuele voorgesprekken heeft gehouden. Het gekozen motto hierbij was ‘Evaluation is not to prove but to improve’. 

Wat we – wederom – hebben vastgesteld is dat we als RvC van Lefier divers zijn. Dat laat zich zien in de verschillende persoonlijkheden/karakters, ervaring en zittingstermijn. Dat is een rijk gegeven. De kracht zit hem erin om deze veelkleurigheid en pluriformiteit te gebruiken voor de verdieping. Dit door het oordeel te verkennen, meer dan elkaar te gaan overtuigen. Gekoppeld aan de proportionaliteit van een vraagstuk, wat we noemen als de constructieve confrontatie in de conversatie. De externe begeleiders verwoorden het als volgt: ‘Concluderend stellen we vast dat er sprake is van een goede en harmonieuze samenwerking binnen de RvC en met de bestuurder, waar de echte dilemma’s niet geschuwd worden.’ 

Scherp aan de wind zeilen

Roerige tijden doen een sterk beroep op leiderschap op alle niveaus, op scherp aan de wind zeilen. Daartoe daagde 2022 uit. Als RvC kijken we dan ook terug op een jaar waar ieder in dit proces haar en zijn verantwoordelijkheid nam, waar er weer mogelijke verbeteringen zichtbaar werden en waar de goede gesprekken zijn gevoerd, alles ten dienste van onze huurders.

Samenstelling raad van commissarissen Lefier

Benoemingen en herbenoemingen

Er hebben zich in 2022 geen (her)benoemingen voorgedaan. In 2023 zal het proces tot herbenoeming van de bestuurder worden opgestart. Herbenoeming moet plaats hebben gevonden uiterlijk 31 december 2023.

Rooster van aftreden

Toezicht en toetsingskader

Als RvC van Lefier laten we ons leiden door een toezicht- en toetsingskader. Het toezichtkader bestaat uit wet- en regelgeving, de Governancecode Woningcorporaties en de eigen statuten en reglementen. Het hart van ons toetsingskader is het ondernemingsplan 2021-2025 ‘samen het verschil maken voor een betere buurt’. Deze vormt samen met onder meer de prestatieafspraken en verdiepende beleidsdocumenten de toetsstenen voor Lefier. Zie ook paragraaf 7.1. Governance. 

Voor 2021-2023 staan als specifieke speerpunten benoemd:

Externe focus

• Lefier als klantgerichte organisatie, georganiseerd rondom de dienstverleningsprocessen vanuit het perspectief van de vraag van de huurder, passend bij de eisen van de tijd.
• Lefier als professionele samenwerkingspartij in het maatschappelijk veld, richting huurders, gemeenten en collega-corporaties.
• Optimaal inzetten op betaalbaarheid, zonder de goede balans te verliezen; ook betaalbaarheid heeft een prijs.
• Verbeteren van communicatie met huurders, tijdiger signaleren, meer in verbinding zijn, minder zenden en meer luisteren.

Interne focus

• Het borgen van de financiële continuïteit en het investeringsvermogen. Het toetsen van de bodem onder een duurzaam gezonde organisatie die risico’s beheerst én innovatief durft te stretchen.
• Ontwikkeling en professionalisering van de organisatie, de manier waarop de organisatie-inrichting de doelen ondersteunt. Waarbij alle medewerkers verantwoordelijkheid voelen en nemen voor hun bijdrage aan de doelen van Lefier en management en directie dit ondersteunen en richting geven.
• Vertalen van deze ontwikkeling in een Lefier-cultuur waarin mensen zich veilig voelen en een constructieve bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen én - in de mate waarin dat nodig is – in aanpassing van de organisatie. Het leggen van eigenaarschap bij ieder die dat kan dragen en de ontwikkeling naar een volwassener organisatie met daarbij passende verhoudingen is hier onderdeel van.

Vergaderingen en (verdiepende) bijeenkomsten

Regulier overleg en besluitvorming

Als raad kwamen we in 2022 in totaal zeven keer bijeen in een fysieke bijeenkomst. Zes keer voor een reguliere RvC-vergadering, waar naast het bespreken van de reguliere agendapunten ook ruim aandacht werd besteed aan verdiepende gesprekken via themabijeenkomsten. Eén keer kwamen we als raad bijeen voor de jaarlijkse zelfevaluatie, deze keer onder externe begeleiding en gedeeltelijk in aanwezigheid van de bestuurder. Eén keer is gezien extra benodigde tijd een aanvullende online vergadering gehouden. En voor één investeringsvoorstel hebben we onze goedkeuring verleend via een mailconsultatie. 

Ondernemingsraad 

In 2022 heeft tweemaal een overleg plaatsgevonden volgens artikel 24 WOR tussen (delegatie) RvC , OR en bestuurder. We noemen dat het voor- en najaarsoverleg. Het waren goede en informele gesprekken, waarbij onder meer aandacht voor de herinrichting van de organisatie en kennismaking met de nieuwe OR, die per 1 maart zitting heeft genomen. Ook hebben we met de OR het gesprek gevoerd zonder aanwezigheid van de bestuurder. In dit gesprek werd bevestigd dat de OR in alle ruimte het gesprek met de bestuurder heeft kunnen voeren.

Huurdersorganisaties

We zijn als raad ook in 2022, middels de commissie maatschappelijk presteren, goed in contact geweest met de huurdersorganisaties. Eind 2021 heeft de commissie een actieve rondgang langs alle huurdersorganisaties gehouden. Veel thema’s, praktijkvoorbeelden, goede én slechte voorbeelden en anekdotes passeerden de revue. In 2022 hebben we als raad actief gemonitord of en hoe de verbeteractiviteiten vervolg hebben gekregen. In november heeft bijna de voltallige RvC samen met vertegenwoordiging van de Lefier organisatie een informeel overleg met de huurdersorganisaties gehad. Dit in de vorm van een kookworkshop, waarbij ruim de gelegenheid was tot het bespreken van actuele thema’s zoals onder meer betaalbaarheid, energiearmoede en verduurzaming. Een mooie, constructieve ontmoeting.

Accountant

De auditcommissie heeft ook in 2022 constructief overleg met de externe accountant gehad; waaronder het jaarlijks gesprek buiten aanwezigheid van de bestuurder. 

Selectie nieuwe accountant 
De maximale opdrachtduur van de externe accountant is 10 jaar. Dit is voor Lefier aanleiding geweest om een analyse te maken gericht op een goede afweging wanneer een geschikt moment zou zijn om van externe accountant te wisselen. Hierbij zijn diverse onderwerpen besproken zoals samenwerking, team, ontwikkeling Lefier, OOB-status en fiscaal adviseur. Op basis van deze analyse hebben we als raad besloten een nieuwe accountant te benoemen per boekjaar 2023.  

Het selectieproces voor de benoeming van een nieuwe externe accountant hebben we in juni 2022 opgestart. In de selectiecommissie zat een brede vertegenwoordiging vanuit de raad, bestuur en de werkorganisatie. De selectie van de accountant is uitgevoerd aan de hand van een benoemingsprocedure, vooraf vastgestelde selectiecriteria en met geselecteerde accountantsorganisaties. Meerdere partijen zijn hiervoor aangeschreven en beoordeeld op de selectiecriteria. De winnende inschrijving is Deloitte. De keuze voor Deloitte ligt onder meer in het feit dat ze goed aansluiten op de behoeften van Lefier, zoals een aantal belangrijke opgaven uit het ondernemingsplan. 

Reguliere onderwerpen en verdiepingsthema’s 

De doelen uit ondernemingsplan en onderliggend toezicht- en toetsingskader waren in 2022 leidend bij de thema’s die we als raad hebben besproken en waar besluiten over zijn genomen. De reguliere thema’s van belang, zoals de prioriteitenbrief, de portefeuillestrategie, investeringsbesluiten en auditplan passeerden de agenda van de raad. Zie ook het overzicht vergaderingen en besluiten, verderop in dit verslag. 

Verdieping op thema’s

De raad hecht waarde aan een goede balans tussen controle en verdieping/inspiratie. In de zelfevaluatie van begin 2022 is daarom afgesproken om een aantal verdiepingsthema’s vast te stellen. Dit heeft geresulteerd in onderstaande thema-sessies, waarin het gesprek breed is gevoerd en waarbij dilemma’s en onderliggende vragen aan bod kwamen. We hebben als raad deze sessies zeer gewaardeerd vanwege hun actuele inhoud en de goede voorbereiding door de organisatie. We beschouwen ze dan ook als waardevolle aanvulling op de reguliere vergaderpunten en in 2023 wordt hier dan ook zeker vervolg aan gegeven.

Energiebeleid: Waarbij onder meer de externe ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en energie voorbijkwamen, een doorkijk is genomen naar de komende jaren en gesproken is over de inzet van ‘eenvoudige energiemaatregelen’. 

Versterkingsopgave: Een totaaloverzicht met onder meer aandacht voor de aanpak, alle lopende regelingen en de ontwikkelingen/veranderingen op het ‘aardbevingsdossier’ van Lefier;

Trends in de bouw. Met onder meer een presentatie vanuit Vastgoed over de ontwikkelingen en een werkbezoek aan de woningfabriek Van Wijnen. 

Leefbaarheid/wijkbezoek: Georganiseerd door het gebiedsteam Groningen van Lefier met aandacht voor de verzwaring sociale problematiek en woonoverlast, nieuwe woonvormen en concrete voorbeelden van de energieaanpak.

Cybersecurity: Waarbij de afdeling informatie en automatisering, samen met kennispartner Northwave de raad en een delegatie van de Lefier organisatie meenam in actuele ontwikkelingen en aandachtspunten vanuit toezicht op het gebied van informatiebeveiliging en cybersecurity.

Energiearmoede: Een overzicht van ontwikkelingen en activiteiten die Lefier op stapel heeft staan op korte en lange termijn.

Dagelijks onderhoud: Waarbij onder meer een vakman en een regiepartner aan tafel schoven om het gesprek te voeren over wat goed gaat en wat verbeterd kan worden.

Overzicht vergaderingen en besluiten

In bijlage 2 vindt u het overzicht over 2022 met de vergaderingen en de genomen besluiten.

PE Punten en deelname vergaderingen

Ook in 2022 hebben de leden van de raad diverse scholingsactiviteiten gevolgd en bijeenkomsten bezocht, en daarmee PE-punten behaald (zie tabel hieronder).

Governancecode Woningcorporaties

De raad constateert dat het handelen van Lefier en de borging in het eigen governancekader past binnen de code. Ook ten aanzien van de eis dat bestuur en RvC een gezamenlijke visie op besturen en toezicht hebben, is geconstateerd dat dit in 2022 voldoende onderwerp van gesprek is geweest. Zie verder ook de paragraaf Governance in het jaarverslag.

Werkgeversrol

Gesprekscyclus bestuur
Als RvC hebben we ook de rol van werkgever en zijn we verantwoordelijk voor het toezicht op het functioneren van de bestuurder van Lefier. Daaronder valt ook de jaarlijkse evaluatie en beoordeling. En, wanneer dat nodig is, de benoeming, schorsing of het ontslag. De commissie bestuurszaken vervult primair deze rol. In het kader van de beoordeling van de bestuurder haalt de commissie wisselend intern en extern feedback op. 

In 2022 heeft in februari een beoordelingsgesprek en planningsgesprek plaatsgevonden. Onder meer is in dat gesprek besproken dat de waardering voor de bestuurder, Elles Dost, groot is. Het betreft de wijze waarop zij de organisatie heeft geleid, met zowel oog voor de dagelijkse operatie als voor de implementatie van de vernieuwingen. De reorganisatie heeft aandacht gekregen. Besproken is toen verder dat in de tweede helft van het jaar een sterker accent gaat liggen op de ontwikkeling van de klantgerichtheid in de vorm van “klantreizen”. Huurdersorganisaties en klantpanels zullen een goede plek gaan krijgen in de ontwikkeling van beleid en uitvoering door middel van co-creatie (waar dat kan). 

Ook is tijdens het gesprek vastgesteld dat in de positionering van Lefier veel is gedaan, de bestuurder gaat zich meer richten op de buitenwereld ‘Lefier als samenwerkingspartner’. Daarbij ziet de raad ook graag dat de bestuurder de ruimte neemt om de haar (Lefier) toekomende rol te pakken op landelijk niveau. Zodat de opvattingen van de grootste corporatie van Noord-Nederland binnen Aedes en op het ministerie van Volkshuisvesting nog beter worden gehoord.

Lefier is als investerende corporatie goed op koers. Besproken is dat in 2022 het aanvullend van belang is helder te maken wat de reactie van Lefier is op de sterk veranderende externe omgeving (inflatie, energieprijzen, energiearmoede, bouwkosten, oorlog etc.) op onder andere de portefeuillestrategie en de begroting 2023. De professionalisering van de organisatie is ingezet. Daardoor wordt het beter mogelijk verantwoordelijkheden lager in de organisatie te leggen. Het ondernemingsplan kan nu verder worden vertaald in heldere doelen en resultaten. Ook de visie wordt belangrijk. Waar staat Lefier in 2025 en hoe volgen we dat? De bestuurder gaat de Nationale Leiderschap Leergang vanuit Comenius doen, deze is gestart op 1 juni 2022.

Bilateraal overleg

Ongeveer iedere drie weken heeft de voorzitter van de RvC een online bilateraal overleg met de bestuurder. 

Onafhankelijkheid en bezoldiging RvC

Onafhankelijkheid en integriteit RvC

De leden van de RvC zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. Zij hebben op geen enkele wijze belangen in de Stichting Lefier. We bewaken als RvC het principe van onafhankelijkheid volgens de criteria in de Governancecode Woningcorporaties, bepaling 3.27 en de Woningwet, artikel 30.5 en 30.6. We hebben deze criteria onderling besproken en mondeling gecontroleerd, zowel bij de RvC-leden als bij het bestuur. Hieruit bleek dat er geen sprake is van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij toezichthouders of bestuurders betrokken zijn of zijn geweest.

Bezoldiging RvC

Voor Lefier is hierbij de Wet normering topinkomens (WNT) leidend. Een toelichting op de bezoldiging van de bestuurder op grond van de WNT staat in de toelichting van de enkelvoudige jaarrekening.

Honorering RvC 

• Leden raad van commissarissen: € 17.280 excl. BTW 
• Voorzitter raad van commissarissen: € 25.920 excl. BTW.

De bedragen liggen binnen de maximale bezoldiging volgens WNT-regelgeving en het Besluit honoreringen toezichthouders van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties.

Declaraties RvC

Lefier vergoedt aan de leden van de raad van commissarissen de reiskosten, lidmaatschappen en opleidingen.

Toekomstvisie

Vernieuwingsprocessen en haar gevolgen bewegen zich zelden in een onafgebroken lijn naar boven. Iedere bestuurder en toezichthouder weet dat het golvende bewegingen zijn die vragen om stuurmanskunst. In 2023 spelen er veel zaken die goed in het oog moeten worden gehouden. Juist omdat de bestuurder enkele jaren geleden de doorontwikkeling in gang heeft gezet is Lefier berekend op de toekomst. De uitdaging ligt in het laveren tussen de meervoudige thema’s zoals energiearmoede, duurzaamheidsinvesteringen, materiaalkostenstijgingen, behoud van goede medewerkers, huurdersparticipatie, bouwopgave, politieke agenda’s etc.   

In 2022 koos de RvC ervoor om de collectieve slimheid te verhogen en juist samen met bestuurder en directieteam de dilemma’s die opdoemen te bespreken. Dit zal in 2023 onverminderd worden voortgezet. ‘Niemand weet in zijn eentje genoeg’ zei Plantus tweeduizend jaren geleden en dit is actueler dan ooit. Het vraagt een aanhoudend oog op de samenwerking. We continueren een klimaat waarin gezegd mag worden wat gezegd moet worden. Zowel door RvC, bestuurder en directieteam. Hierdoor voeden we collectieve slimheid. 

Ook in 2023 zijn we op zoek naar de verhalen achter de cijfers.  Weten vraagt immers meer dan meten. De verhalen brengen leefwereld en systeemwereld bij elkaar. Dat is een bestuurlijke uitdaging, met name in de zich aandienende bestuurlijke complexiteit

Namens de raad van commissarissen
Eric Koenen, voorzitter
 

In dit jaarverslag kijken we terug naar het jaar 2022. Een jaar waarin veel is gebeurd, zowel binnen Lefier als extern in de wereld. Het jaar begon met de aanloop naar de start van Ons Nieuwe Lefier. Een herinrichting van de organisatie die zorgde voor behoorlijk wat personele verschuivingen en een op punten aangepaste organisatiestructuur. Precies in die periode werden verkiezingen uitgeschreven voor nieuwe OR-leden en namen enkele ervaren OR-leden afscheid. 

De campagne om nieuwe OR-leden te werven was succesvol en leverde zeven nieuwe OR-leden op. Zij vormen samen met twee zittende OR-leden, Janna Speelman en Riëm Kamphuis, een nieuwe, negen personen sterke ondernemingsraad. De start van deze nieuwe ondernemingsraad viel vrijwel samen met de start van Ons Nieuwe Lefier. Veel was nieuw, anders en onbekend en vol enthousiasme zijn we aan de slag gegaan.

Gaandeweg kwamen we meer en meer in het proces en ritme. Zo hebben we de OR-training over medezeggenschap gevolgd. Dit bracht inzicht over de andere positie die je als lid van de OR hebt. Het maakt je meer bewust van hoe de dingen werken in de organisatie op het gebied van beleidsontwikkeling, besluitvorming, medezeggenschap. En ook welke rol wij daarin kunnen of hebben te spelen. 

We hebben dit jaar de gelegenheid gehad om ons als ondernemingsraad te ontwikkelen doordat de organisatie zich in relatief rustig vaarwater bevond. Wij zorgden er onder andere voor dat geluiden vanuit de medewerkers bij de bestuurder terecht kwamen. Hierdoor werden twee instemmingsverzoeken ingetrokken. We hielden een achterbanraadpleging om de mening van onze collega's te peilen. Een goede wisselwerking en uitwisseling van standpunten, inzichten en oog voor het belang van de medewerkers en organisatie is de basis voor ons als OR in onze samenwerking met bestuurder, Raad van Commissarissen en collega's.

Voor de ondernemingsraad was 2022 ook het jaar:

• dat er afscheid is genomen van de OR-leden Douwe Bakker, Wilfred Schepers en Former Kuipers. Zij hebben zich jarenlang enthousiast en professioneel als ondernemingsraad lid ingezet in het realiseren van medezeggenschap voor alle collega’s;
• dat wij op wisselende locaties vergaderen en er bewust voor gekozen hebben om dit te combineren met digitaal vergaderen; 
• dat wij in het voor- een najaarsoverleg met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen en de bestuurder om tafel zaten. Wij spraken over de ontwikkelingen binnen Lefier, binnen de ondernemingsraad en in de wereld om ons heen; 
• dat wij op een open, goede en constructieve manier hebben samengewerkt met onze bestuurder Elles Dost; de lijnen zijn kort met zowel Elles, de directie en HRM; dat wij in co-creatie mee hebben gewerkt aan de totstandkoming van de vragenlijst voor het medewerkerstevredenheidsonderzoek FIER!; 
• dat wij vraagstukken voorbereiden in themagroepen, deelnemen als meedenker in werkgroepen van Lefier, waarna de bespreking in de OR vergadering efficiënter en effectiever gaat; 
• dat wij met enige regelmaat een bijpraatafspraak hebben georganiseerd met de directeuren/managers over lopende bedrijfsprojecten.

Samenstelling
De ondernemingsraad bestaat vanaf 8 maart 2022 uit negen OR-leden:
Cindy Vugteveen (voorzitter), Sietze Bosman (vice-voorzitter), Janna Speelman, Riëm Kamphuis, Eddy de Vries, Gijs Bosman, Ellen Stutterheim, Jessica Kajuiter en Ed de Winter. De ondersteuning van de OR wordt gedaan door de ambtelijk secretaris Annemarie Zieck. 

Overleg
In 2022 overlegden we zeven keer met de bestuurder en twee keer met een delegatie van de RvC. Ook informeel wisten wij elkaar te vinden om zaken met elkaar uit te wisselen. Naast de advies- en instemmingsaanvragen besteedden we aandacht aan de verbinding als ondernemingsraad met de medewerkers en onderling als leden. 

Adviesaanvragen 
In 2022 zijn er geen adviesaanvragen behandeld.

Instemmingsverzoeken 
In 2022 heeft de OR ingestemd met twee instemmingsverzoeken: 

• Integriteitsscreening
• Vragenlijst FIER!

Vooruitblik 2023 

Als ondernemingsraad blijven we ons in 2023 richten op verbinding, betrokkenheid en medezeggenschap met en voor de medewerkers en organisatie. Gezien de ambities van de organisatie houden we een vinger aan de pols als het gaat om bijvoorbeeld de werkdruk op de diverse afdelingen. 

Wij zijn blij met het grote aantal collega’s dat het onderzoek FIER! heeft ingevuld
Als ondernemingsraad houden wij de opvolging van de uitkomsten van het PMO-onderzoek en medewerkerstevredenheidsonderzoek FIER! nauwlettend in de gaten. 

In de statuten van Lefier is vastgelegd dat het bestuur jaarlijks een volkshuisvestingsverslag en een jaarrekening oplevert, die moeten voldoen aan de voorschriften die ter zake gelden voor toegelaten instellingen van de Woningwet.

De RvC verleent de opdracht tot controle van de jaarrekening van de stichting. Deze opdracht wordt gegeven aan een door de RvC aangewezen accountant.

Het jaarverslag en het volkshuisvestingsverslag moeten worden vastgesteld door het bestuur en vervolgens ter goedkeuring worden voorgelegd aan de RvC.

Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op. Vaststelling van de jaarrekening geschiedt door de RvC, nadat zij kennis hebben genomen van de bevindingen van de accountant.

Het bestuur van Lefier heeft de jaarrekening 2022 opgemaakt en heeft het jaarverslag 2022 vastgesteld. Het bestuur van Lefier verklaart dat alle middelen in het verslagjaar zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.

Groningen, 28 april 2023

Elles Dost, bestuurder

De leden van de RvC van Lefier verklaren kennis te hebben genomen van het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening en de daarbij behorende door de accountant afgegeven goedkeurende controleverklaring.

De RvC heeft goedkeuring verleend aan het jaarverslag en heeft besloten om de jaarrekening vast te stellen.

Groningen, 28 april 2023

E.V. Koenen (Eric)

L.T. van Bloois (Leendert) 

W. van Gent (Ineke) 

W. van Olst (Wichert) 

H. Rijpstra (Houkje)