07 Risico & beheersing

We vinden het belangrijk om zicht te hebben en houden op de risico’s, de getroffen beheersmaatregelen en restrisico’s. Het risicomanagementsysteem ondersteunt hierbij. Het proces wordt beschreven in het Risicomanagementbeleid, dat voortkomt uit de strategie en doelen, alsmede uit de risicocultuur van Lefier. In het Risicomanagementbeleid is beschreven hoe we ons risicomanagement hebben opgebouwd en ingericht. Het geeft ons inzicht in de belangrijkste situaties, die de doelstellingen van de organisatie kunnen beïnvloeden. In dit hoofdstuk beschrijven we de uitgangspunten en basisprincipes van risicomanagement bij Lefier, vervolgens beschrijven we de belangrijkste risico’s op strategisch en operationeel niveau.

Visie, missie en strategie

Risicomanagement bij Lefier kent de volgende basisprincipes:

• De ‘Three Lines of Defense’, waarbij de 1e lijn (het management) zowel verantwoordelijk is voor het managen van kansen als risico’s binnen de gestelde risicobereidheid, zodanig dat Lefier redelijkerwijs in staat is haar doelstellingen te behalen;
• De risicomanagement cyclus, waarbij uitgaande van de doelstellingen van Lefier, risico’s worden geïdentificeerd, de risicobereidheid wordt bepaald, formuleren van beheersmaatregelen, monitoren en rapporteren, etc. In de risicomanagement cyclus wordt aangesloten bij de Planning & Control cyclus van Lefier;
• Een procesgerichte benadering met betrekking tot de operationele risico’s waarbij naar de risico’s binnen een proces gekeken wordt en de beheersmaatregelen in onderlinge samenhang worden vastgesteld en bewaakt.

Integraal risicomanagement

In 2022 hebben we de strategische risico’s herijkt vanuit ons nieuwe ondernemingsplan 2021-2025 ‘Samen het verschil maken voor een betere buurt’.

Lefier streeft bij het vaststellen van haar doelstellingen naar een gezond evenwicht tussen het realiseren van (maatschappelijke) prestaties en de beheersing van risico’s. Lefier brengt jaarlijks de strategische risico’s rondom de geformuleerde doelstellingen in kaart. In een strategische risicokaart wordt de kans en de mogelijke impact van de verschillende geïdentificeerde risico’s weergegeven. 

Naast de risico's die van invloed zijn op het realiseren van onze strategische doelen, zie we ook een aantal risico's waar we minder invloed op hebben, deze risico's zijn lastig om te beheersen en proberen we in kaart te brengen met behulp van scenario analyses en fall back scenario's. We hebben hier drie belangrijke thema's benoemd:

• Corporatiesector geen duurzaam bedrijfsmodel
• Onvoldoende tijdig kunnen reageren op onverwachte ontwikkelingen
• Politieke onvoorspelbaarheid

Het bestuur en de directieleden evalueren jaarlijks de strategische risico’s in een gezamenlijk assessment. Hierbij worden de strategische risico’s herijkt en indien nodig gewijzigd of aangevuld. De risico’s worden jaarlijks beoordeeld op de kans dat een risico zich voordoet en de impact die ontstaat voor Lefier als het risico zich voordoet. De impact bepalen we niet alleen kwantitatief (directe kosten) maar ook kwalitatief uitgedrukt in reputatieschade, normen toezichthouder en het niet realiseren van onze strategische doelen en ambities. 

Lefier heeft op basis van de gesignaleerde risico’s haar risicobereidheid geformuleerd. Deze risicobereidheid geeft aan wat de aard en omvang van de risico’s is die Lefier bereid is aan te gaan bij het bereiken van haar bedrijfsdoelstellingen. Deze risicobereidheid is kwantitatief van aard (veelal in financiële termen als solvabiliteit, liquiditeit of maximaal operationeel verlies) en ook kwalitatief als het gaat om bijvoorbeeld reputatierisico’s en maatschappelijke prestaties. 

Risicomanagement op operationeel niveau is het dagelijkse risicobeheer in de primaire en ondersteunende processen of in projecten. Dit zijn voornamelijk risico’s als gevolg van het falen van mensen, systemen of processen of gebeurtenissen van buitenaf. 

Het management van de afzonderlijke bedrijfsonderdelen van Lefier is verantwoordelijk voor het identificeren van deze risico’s, het inrichten van de maatregelen om de risico’s te beheersen en de periodieke rapportage over het verloop van de risico’s aan de hand van risico gerelateerde indicatoren.

Vanuit onze strategische risico-inventarisatie en de analyse van de beheersing van deze risico’s blijkt dat een aantal risico’s nog buiten onze risicobereidheid vallen. In de afgelopen periode is aan deze risicogebieden aandacht besteed. Door Lefier is gewerkt aan verbetering van de beheersing van de strategische risico’s. Aan de andere kant zijn er externe factoren die van invloed zijn op onze risico’s. Onder andere door de jaarlijkse omgevingsanalyse volgen we deze ontwikkelingen en bepalen we hoe we hierop kunnen en willen anticiperen. Deze omgevingsanalyse geeft ons belangrijke terugkoppeling over de beheersing van onze strategische risico’s. Aan het begin van elk jaar kijken we weer vooruit. Zijn onze strategische risico’s nog voldoende actueel? Of zijn er risico’s die minder strategisch blijken te zijn. Dit zal uiteindelijk resulteren in de herijking van onze strategische risicokaart.

• Risico: We kunnen onvoldoende tempo maken waardoor onze woningen niet voldoen aan de basiskwaliteit. We hebben hierop diverse maatregelen geformuleerd zoals onder meer de implementatie van basiskwaliteit, meer inbedden van streefkwaliteit, kwaliteit studentencomplexen en de borging van tijdige KBT-vervanging. Dit vraagt komende periode om extra inzet en is ook als prioriteit voor 2023 benoemd.
• Risico: We voelen onvoldoende gezamenlijke verantwoordelijkheid waardoor we onvoldoende vanuit de processen werken waardoor we inefficiënt en niet effectief uitvoering geven aan de opgave. We maken zeker progressie op dit thema maar dit vraagt ook nog extra aandacht. We komen nog onvoldoende toe aan procesoptimalisaties vanuit de hele keten. We werken met elkaar aan een goede uitwerking van onze basisprocessen met ondersteunende systemen, werkinstructies (op basis van best practices) en er is aandacht voor cultuur en gedrag. 
• Risico: Huurders moeten een te groot deel van hun inkomen besteden aan de huur en energiekosten waardoor de woonlasten onder druk staan en huurders mogelijk hun woonlasten niet (tijdig) kunnen betalen. We zien het risico in tijden van energiearmoede toenemen. We hebben hierop al wel diverse maatregelen genomen en zullen deze komende periode nog versterken. We hebben niet overal invloed op (inkomen huurder, energieprijzen, inflatie etc.) maar hebben in kaart gebracht welke mogelijkheden binnen het bereik van Lefier liggen en zoeken hier tevens de samenwerking met onze partners. We maken huurders bewust welke regelingen er zijn. We delen pakketten uit met eenvoudige energiemaatregelen en zetten volop in op onze verduurzamingsopgave. Vanuit het energiebeleidsplan brengen we in kaart wat de kostendaling is als gevolg van lagere labelstappen. We monitoren daarnaast dat Lefier voldoende aandeel heeft en behoud in goedkope en betaalbare woningen.

Risico’s die op dit moment nog buiten onze risicobereidheid vallen accepteren we tijdelijk, wetende dat acties in gang zijn gezet om deze risico’s te beheersen, zodanig dat deze in afzienbare tijd binnen onze risicobereidheid vallen.

Het management en de directie heeft de verantwoordelijkheid risicobeleid uit te dragen en risicoanalyses uit te voeren als onderdeel van de managementtaken. Onderdeel van risicoanalyse is het in beeld brengen van mogelijke fraude- en integriteitsrisico’s. Bij issues met betrekking tot integriteit of een vermoeden van fraude is in de gedragswijzer van Lefier opgenomen bij wie de medewerker terecht kan. Periodiek worden de frauderisico’s en de beheersing van deze risico’s besproken met management, directie, bestuurder en RvC. 

Hierna volgt een samenvatting van belangrijke frauderisico's:

• Inkopen: willekeurige leveranciersselectie, geen objectieve beoordeling, onrechtmatige opdrachtverstrekking, onterechte betalingen.
• Aan- en verkopen: Ongeautoriseerde vastgoedtransacties, onvolledige verkoopopbrengsten, risicovolle aankopen vastgoed.
• Onderhoud: voorraadbeheersing, voorkeursbehandeling leveranciers, materiaal voor eigen gebruik.
• Verhuur en incasso: onterechte toewijzing, aanpassen van huurprijzen, registratie leegstand, afboekingen en uitbetalingen huurders.
• Facilitair: beheer van bedrijfsmiddelen. 
• Personeel: uitbetaling salaris en declaraties, nevenfuncties.
• Financiële administratie: onjuiste of onvolledige informatie, verslaggevingsfraude.
• Treasury: afsluiten van transacties.
• Informatiebeveiliging en ICT: beheer van bedrijfsmiddelen, beveiliging van informatie, cyberrisico's.

Om deze risico's te beheersen zijn diverse maatregelen geïmplementeerd zoals functiescheiding, vierogen principe en interne controles. Onderdeel van het auditprogramma van Lefier is onder andere toetsing op het gebied van autorisaties, functiescheiding en cultuur en gedrag, aan eventuele bevindingen worden aanbevelingen en verbeteracties verbonden. Vanuit uitgevoerde audits en interne controles zijn geen aanwijzingen van fraude naar voren gekomen.

Uit onze operationele risico-inventarisatie en de analyse van de beheersing van deze risico’s blijkt dat een aantal van de risico’s nog buiten onze risicobereidheid vallen. De beleidsuitgangspunten zijn helder evenals de beschrijving en opzet van de processen. Met name de werking van de geformuleerde maatregelen zal moeten bijdragen aan verbetering van de beheersing, op die onderwerpen waar we nog buiten onze risicobereidheid acteren. 

Belangrijke aandachtspunten vanuit onze operationele risico’s zijn: 

• Verdere optimalisatie van de processen verhuur en incasso.
• Verbetering van de sturing op kosten en prognoses van dagelijks onderhoud. 
• Uitwerken van een overkoepelende aanpak over de wijze waarop de interne controles op het gebied van autorisaties, continuïteit en logging worden uitgevoerd. 
• Verbetering van de beheersing van data in de processen en juistheid en volledigheid van aanwezige data wordt opgepakt door projectteam.
• Verdere invulling geven aan procesverbeteringen voor het proces planning & control. 
• De klanttevredenheid voor onze dienstverleningsprocessen naar een hogere score brengen.
• Herijking van ons strategisch personeelsplan. De krappe arbeidsmarkt is voor het aantrekken van extra medewerkers voor de energiearmoede en nieuwbouwopgave een risico.
• Verdere verbetering van leveranciersmanagement.
• Verdere verfijning van de normen voor onze meerjaren onderhoudsbegroting.
• Monitoring van leefbaarheidsactiviteiten middels kpi’s en dashboards.

Ook voor Lefier zijn klimaatrisico’s belangrijk.  Onderstaand een toelichting op de meest relevante risico's. 

Wateroverlast

Door flinke buien kunnen tuinen, kelders, bergingen of woningen onderlopen met water. De complex- en wijkbeheerders van Lefier ondersteunen initiatieven waarbij water langer vast wordt gehouden, gemakkelijker in de bodem kan zakken en/of weg kan stromen. Het gaat daarbij om kleinschalige, lokale initiatieven vanuit huurders.  
Droogte: Ook in onze regio kunnen door droogte problemen met funderingen of door bodemdaling ontstaan. Lefier ziet dat deze problemen minder groot zijn dan in andere delen van Nederland. De gevolgen van droogte zijn niet problematisch voor het bezit van Lefier.  

Hitte

Hittestress zijn lichamelijke klachten die door extreme, langdurige hitte ontstaan. In het geval van extreme, langdurige hitte kan de hitte lang in de woning blijven hangen en kan de huurder last krijgen van hittestress. Dit kan komen door de eigenschappen van ons vastgoed, het gebruik door de huurder of een combinatie daarvan. Als het vastgoed de oorzaak is neemt Lefier indien nodig en mogelijk maatregelen. Daarnaast informeren we huurders wat zij zelf kunnen doen. Zoals het juist ventileren van de woning, aanbrengen van zonwering of vergroenen van tuin of balkon. Bij renovatie van woningen treffen we maatregelen tegen hittestress.  

Overstroming

De kans op overstromingen voor ons bezit is beperkt. We hebben hierop nog geen maatregelen hoeven nemen.

Vanuit ons strategisch duurzaamheidsbeleid ligt de focus op het versneld verduurzamen van onze woningen. Daarnaast richten wij ons de komende periode op deelname aan pilots op het gebied van klimaatadaptatie en werken we aan het verkrijgen van meer inzicht in dit thema: in welke complexen lopen we verhoogd risico op het optreden van wateroverlast en hittestress? We werken niet alleen aan dit thema, we zijn actief in gesprek met gemeentes over de uitwerking van beleid gericht op klimaatadaptatie.