05 Onze organisatie

Om de juiste volkshuisvestelijke activiteiten te doen, passend bij de vraag en de maatschappelijke opgave, heb je een organisatie nodig die hierop is ingericht en dit faciliteert. Pas dan is er sprake van een corporatie die met haar organisatie in staat is haar doelen te realiseren. We vinden het belangrijk dat onze koers - waarvoor we staan en waarvoor we gaan - helder is en dat het duidelijk is welke medewerker waarvoor verantwoordelijk is. Het moet én kan eenvoudiger.

Heldere koers

Er is in 2022 veel energie gestoken in het verder uitdragen van het verhaal van Lefier. Wie zijn we, waar staan we voor en hoe doen we dat. In de zomer zijn we na lange tijd weer bij elkaar gekomen om het organisatiegevoel te versterken en om het verhaal van Lefier te delen. Bij het bepalen onze doelen is er een stevig oog voor de maatschappelijke context en het realiseren van onze maatschappelijke doelen. Het ondernemingsplan is het uitgangspunt in alles wat we doen. Onze plannen en doelstellingen voor de komende jaren zijn ambitieus en daarom is een multidisciplinaire benadering van essentieel belang. We hebben elkaar nodig. In het afgelopen jaar is dit een belangrijk onderdeel geweest bij het formuleren van de doelstellingen en het maken van plannen. En natuurlijk is er nog ruimte voor verbetering, maar de eerste stappen zijn gezet!

Gebruiksvriendelijke werkprocessen, systemen en data

Onze medewerkers moeten zich gesteund voelen door gebruiksvriendelijke systemen en klantgerichte processen, die houvast én ruimte bieden. Dit gaat onze medewerkers bewonerszaken helpen bij het proactief oppakken van overlast. We hebben voortgang geboekt met betrekking tot het project Outputmanagement, waarbij het vereenvoudigen en standaardiseren van onze (digitale) communicatie centraal staat. De digitalisering heeft een positief effect op de interne efficiency en leidt naar verwachting tot een hogere waardering van onze huurders. Daarnaast hebben we in 2022 een belangrijke basis gelegd voor meer stabiele en gebruiksvriendelijke werkplekken door de werkplekomgeving te moderniseren. 

In 2023 gaan we in het kader van de basis op orde aan de slag met de herimplementatie van ons primaire systeem met optimaal ingerichte processen en geschoonde data als belangrijkste doel. We reduceren de uitzonderingen en complexiteit door uit te gaan van de standaarden en we optimaliseren onze processen door procesmanagement in te richten en proceseigenaren te benoemen. Dit gaat ons helpen om onze huurders nog beter van dienst te zijn. 

NEN 2580 

In 2022 is er hard gewerkt om van elke woning een plattegrond beschikbaar te hebben en op basis daarvan de oppervlakten te bepalen conform de definities uit de NEN2580. Het was een intensief traject om de plattegronden op te zoeken en vanuit diverse bronnen beschikbaar te maken. Voor 2023 gaan we de uitkomsten verwerken in onze systemen zodat we binnen Lefier een eenduidige basis voor de oppervlakten hebben en compliant zijn voor de marktwaardering eind 2023.

Fier! Onderzoek 

Ook hebben we eind 2022 een groot medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd, genaamd Fier! Het onderzoek had een respons van maar liefst 80,1%. We hebben zinvolle feedback van onze medewerkers ontvangen, daar zijn we blij mee. De uitkomsten stemmen tevreden! We zien dat we een mooie ontwikkeling hebben doorgemaakt, gemiddeld zitten we qua cijfers op de benchmark (deze  benchmark bestaat uit woningcorporaties met meer dan 100 werknemers). Medewerkers voelen zich veilig in de organisatie en doen zinvol werk. Ze worden goed gefaciliteerd en krijgen de kans om te doen waar ze goed in zijn. Ze blijven dan ook graag nog een tijd bij ons werken. Daarnaast zien we ook de verbeterpunten. Die verrasten ons gelukkig niet en waren voor een groot deel ook al als actie opgepakt. Zo is de verbetering van de werkprocessen een belangrijk onderdeel van het project ‘ons nieuwe fundament’ dat in 2023 loopt. En zijn activiteiten gestart om (nog) beter de informatie van de werkvloer te krijgen. 

De resultaten worden de komende periode besproken in de teamoverleggen. Op basis van de resultaten en het verdiepende gesprek daarover in de teams gaan we bekijken op welke wijze we het blije en trotse gevoel van onze medewerkers kunnen versterken. 

Preventief medisch onderzoek

Afgelopen zomer heeft Lefier een medisch onderzoek (PMO) aangeboden aan al haar medewerkers. Hieraan heeft in totaal 71% van alle medewerkers meegedaan. Het doel van het PMO is het vroegtijdig signaleren en voorkomen van gezondheidsschade als gevolg van gezondheid in relatie tot hun werk en leefstijl. Het biedt inzicht in de mogelijkheden om de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers te verbeteren. De deelnemers hebben (fitheid)testen uitgevoerd, vragenlijsten ingevuld en persoonlijk advies gekregen over duurzame inzetbaarheid, werkbeleving, gezondheid en risicofactoren. Enkele opvallende bevindingen zijn: het percentage medewerkers van Lefier met gemiddeld tot veel werkplezier en de mate van herstel na het werk is significant hoger dan in de referentie ‘totale beroepsbevolking’. Datzelfde geldt voor de scores op energiebronnen (afwisseling, zelfstandigheid en leermogelijkheden) en de werkdruk. Daarentegen ‘scoren’ we minder goed op het thema gezondheid; het aandeel fysieke klachten over bijvoorbeeld heupen, benen, voeten, nek en schouders is relatief groot en de ervaren fysieke belasting wordt ook als hoog ervaren. Op het onderdeel leefstijl ‘scoren’ we positief ten opzichte van de referentie. Het aantal rokers is beneden gemiddeld en we sporten en bewegen iets meer dan de referentiegroep. Op basis van de bevindingen en aanbevelingen gaan we bezien welke aanvullende maatregelen we in het komende jaar kunnen nemen. 

Ziekteverzuim

In 2022 is ten opzichte van een jaar eerder het ziekteverzuim fors gestegen van 3,8% naar 6,4%. Het aantal meldingen heeft zich bijna verdubbeld. Een verklaring voor deze stijging is deels te vinden in het relatief lage verzuim in 2021. In de coronajaren is het aantal ziekmeldingen relatief laag geweest. In 2022 zien we - gelijk aan de landelijke trend - een aanzienlijke stijging. 

Om de eigen norm van 4% te realiseren zijn nieuwe afspraken gemaakt en diverse acties uitgevoerd. Samen met de verschillende directies zijn we gestart met het voeren van een duurzaam inzetbaarheidsoverleg. Dit overleg (met bedrijfsarts, managers, directeur en HRM) vindt per directie twee tot drie keer per jaar plaats. Leidinggevenden worden op het gebied van verzuimbegeleiding meer dan voorheen ondersteund door HRM, waarbij inhoudelijk advies wordt gegeven door de HR adviseurs. Om snel grip te krijgen op eventueel dreigend langdurig verzuim, zal de bedrijfsarts medewerkers na zes weken verzuim automatisch oproepen voor een probleemanalyse. Zo kunnen beperkingen die de werkhervatting belemmeren zo spoedig mogelijk worden opgepakt. Daarnaast hebben we verbeteringen doorgevoerd in het systeem waarin het verzuim wordt geregistreerd, waardoor leidinggevenden vroegtijdig in staat worden gesteld om met medewerkers in gesprek te gaan over bijvoorbeeld frequent verzuim. Daarnaast heeft er een preventief medisch onderzoek plaatsgevonden. Op basis van de bevindingen en aanbevelingen gaan we bezien welke aanvullende maatregelen we in het komende jaar kunnen nemen. 

Arbo

Onze afdeling Dagelijks Onderhoud heeft in 2022 de hercertificering VCA 2022-2025 behaald. Daarnaast is per locatie een hoofd bedrijfshulpverlening aangesteld. Hierdoor is Lefier beter in staat om BHV op een goede en verantwoordelijke wijze in te richten. Daarnaast zijn er diverse trainingen georganiseerd, zoals basisvaardigheden digitalisering, asbestherkenning en vocht- en schimmelproblematiek.

Aanpassing organisatiestructuur

In 2014 is de organisatie na een eerdere fusie opnieuw ingericht. Medewerkers omschreven deze inrichting als ingewikkeld en onze huurder stond onvoldoende centraal. Ook de interne samenwerking en verbinding was voor verbetering vatbaar. In maart 2022 heeft de herinrichting van onze organisatiestructuur plaatsgevonden. Deze nieuwe structuur is meer overzichtelijk en transparant en helpt ons bij het centraal stellen van onze huurder en de interne samenwerking en verbinding. In deze herinrichting hebben 55 medewerkers een andere of gewijzigde functie gekregen en stonden er begin maart 36 vacatures open die allen met succes zijn ingevuld. Daarnaast hebben 9 medewerkers naar aanleiding van de herinrichting de organisatie verlaten. Onze nieuwe structuur en inrichting zijn doorgevoerd in onze procedures en systemen. De nieuwe organisatiestructuur vindt u in bijlage 1.

Ontwikkeling van procesmanagement

De stevige maatschappelijke vraagstukken hebben effect op onze plannen en vragen ons om wendbaar te zijn, adequaat te kunnen handelen en daadkracht te tonen. Daarnaast willen we ons ook duurzaam (continu) blijven verbeteren. Beide uitdagingen vragen ons om een scherp overzicht over al onze processen, het bijhorende eigenaarschap en multidisciplinaire samenwerking. We geven daarom prioriteit aan de ontwikkeling van procesmanagement, waarbinnen de huurder en het doel van onze processen onze uitgangspunten vormen.
Met behulp van het verbeterteam zijn we in 2022 begonnen met het faciliteren van multidisciplinair samenwerken. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan door tijdens impactanalyses de integraliteit tussen en binnen processen te duiden door de huurder centraal te stellen. Maar ook door verbeterpunten in een multidisciplinair team te beleggen met een gezamenlijke (huurder) doelstelling. Ook organiseren we LEAN sessies om onze processen nog efficiënter te kunnen inrichten.

Bovenstaande multidisciplinaire insteek, met de huurder als vertrekpunt staat ook centraal in het programma Ons Nieuwe Fundament, waarin we in 2023 ons primaire systeem opnieuw gaan inrichten. Parallel gaan we ons continu verbeter platform (MAVIM) inrichten. Dit platform verschaft elke medewerker in elke rol inzicht in processtappen en ook in hoe de processen zich tot elkaar verhouden, wie eigenaar is en welke multidisciplinaire doelen we nastreven. 

Management development 

Vanuit het management development-traject hebben we onder meer aandacht gehad voor de leiderschapsontwikkeling en de strategie executie bij Lefier; hoe vertalen we de doelen uit ons ondernemingsplan naar de dagelijkse praktijk in tijd met veel complexe vraagstukken. Hiervoor zijn het management en directieteam in 2022 vijf keer een dag(deel) ‘de hei’ op geweest om, in wisselende werkvormen, te verdiepen met en te leren van elkaar. De zorgvuldige implementatie van de herinrichting hebben deze dagen veel aandacht gehad.