7. Governance, Bestuur en Toezicht

Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden of maatregelen voor getroffen. In 2024 was er geen sprake van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

Het interne toezicht voor Lefier is belegd bij de raad van commissarissen (RvC). De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. Ze geeft gevraagd en ongevraagd advies en heeft een werkgeversrol voor de bestuurder. Samen met de bestuurder heeft de RvC een visie op bestuur en toezicht opgesteld. Ze handelt op basis van het reglement raad van commissarissen. Drie commissies – commissie bestuurszaken, auditcommissie en commissie maatschappelijk presteren – adviseren de raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming van de raad voor. Zie verder ook het verslag raad van commissarissen.

Autoriteit woningcorporaties (Aw)

De Aw houdt toezicht op het gedrag en de integriteit en op het financiële beheer. Daarnaast ziet de Aw toe op de realisatie van de volkshuisvestelijke prestaties. De Aw en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) hebben hun samenwerking de afgelopen jaren geïntensiveerd en een gezamenlijk beoordelingskader opgesteld en voert hier jaarlijks onderzoek naar uit.

Rechtmatigheidsbrief verslagjaar 2023
Op 29 november heeft Lefier de definitieve beoordeling rechtmatigheid verslagjaar 2023 ontvangen. Deze bevatte geen bijzonderheden.

Toezichtbrief Autoriteit woningcorporaties 2023
Op 11 maart 2024 ontvingen wij de jaarlijkse toezichtbrief, gebaseerd op het gezamenlijke beoordelingskader van het Aw en het WSW. Het basisonderzoek gaf geen aanleiding voor nader onderzoek. De risico-inschatting voor Lefier is wederom benoemd als 'laag' op alle onderdelen van het beoordelingskader. Dit betekent dat de Autoriteit ons geen interventies oplegt of toezichtafspraken maakt.

De Aw stelt dat Lefier op lokaal en regionaal niveau een goed beeld heeft van de volkshuisvestelijke behoefte in haar omgeving en werkgebied. De gestelde doelen, doorgerekend in de meerjarenbegroting 2024-2028, sluiten aan bij de volkshuisvestelijke ambities zoals vastgelegd in de Nationale prestatieafspraken en regionale woondeals. De meerjarenbegroting geeft een goed beeld van het aandeel van Lefier in de landelijke en regionale volkshuisvestelijke nieuwbouw-afspraken en de benodigde verduurzaming. Daarnaast constateert de Aw dat uit de meerjarenbegroting blijkt dat Lefier ambitie en realisme combineert voor de uitwerking en realisatie van bijzondere maatschappelijke/volkshuisvestelijke activiteiten. De Aw hecht belang aan het realistisch begroten en verantwoorden hierover. Ze constateert dat Lefier dit belang onderkent en op basis van de huidige ontwikkelingen en de historie van Lefier hieromtrent, heeft de Aw voldoende vertrouwen in de realisatie van de volkshuisvestelijke doelstellingen van Lefier.

Er zijn in het verslagjaar geen formele meldingen gedaan bij de Aw.

Waarborgfonds Sociale Woningbouw 
Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) zorgt ervoor dat Lefier tegen gunstige voorwaarden geld kan lenen door garanties te verstrekken aan financiers. Ze stelt jaarlijks per corporatie een risicoscore vast gebaseerd op de financial risks (dVi en dPi) en de business risks (24 kwalitatieve business risk vragen).

Beoordeling risicoprofiel WSW
Het WSW oordeelt in haar brief van 10 december 2024, op basis van gesprekken en diverse beleidsstukken, dat het risicoprofiel laag-midden blijft. Lefier blijft voor het WSW een groene corporatie. Zij stelt dat de vastgoedsturing en portefeuillestrategie actueel zijn en voldoende inzicht geven in de ambitie en realisatie van het onderhoud en investeringen van Lefier. De interne besturing is op orde, waarbij Lefier aandacht blijft houden voor procesverbetering. De financiele sturing en beheersing zijn van voldoende kwaliteit. Geconstateerd wordt dat schuld ten opzichte van de operationele kasstroom toeneemt, door toename van de transitieopgave en een verwachte toename van de leningenportefeuille. Hier wordt aandacht wordt gevraagd evenals voor de ontwikkeling van het duurzaam bedrijfsmodel. 

Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Datalekken en de acties en nadere beheersing die wij hierop treffen, melden wij indien nodig bij de AP. 
In 2024 hebben wij geen melding gedaan van een datalek bij de AP.

Accountant
Vanaf boekjaar 2023 is Deloitte de externe accountant van Lefier. Zij controleert in opdracht van de RvC de jaarrekening van Lefier en overige verantwoordingen zoals voorgeschreven in de Woningwet. De accountant rapporteert aan het bestuur en de RvC over haar bevindingen. Zie ook verslag raad van commissarissen.

Lokale driehoek
Het bestuur en de raad van commissarissen zijn zich continu bewust dat ze zich bewegen in een complex spanningsveld. Lefier werkt met maatschappelijk geld, ze wil daarom doen wat écht nodig is. Daartoe vormt Lefier met de gemeentes in haar werkgebied en de betrokken huurdersorganisatie gezamenlijk de lokale driehoek. Een essentiële samenwerking om tot goede volkshuisvestelijke prestaties te komen op lokaal niveau.

Bod en prestatieafspraken
Een belangrijk instrument om onderlinge afspraken te bespreken en vast te leggen, is het proces van de jaarlijkse prestatieafspraken. Het bod kan onderdeel van dat proces zijn, maar is vanaf 2024 voor Lefier niet meer standaard. ‘Couleur locale’ vinden we van belang en vanuit dat perspectief bieden we graag ruimte aan het maken van specifieke procesafspraken per gemeente over de voorbereiding van de prestatieafspraken.

Het afgelopen jaar heeft bij Lefier vooral in het teken gestaan van doorgaan op het pad dat is ingezet, realisatie en het maken van vaart. Het was voor ons als RvC vooral van belang dat we van visie naar beweging gingen, naar actief doen wat is toegezegd. De agenda van RvC heeft vele goed voorbereide voorstellen gezien waarop ze met zorgvuldigheid haar akkoord heeft kunnen geven. De samenwerking in het team kenmerkte zich door een mooie combinatie van aandacht voor zowel de inhoudelijke taak als de relatie. Het verschil maakt dit team sterk. En, zoals dat hoort bij een goede relatie, namen we ook de tijd om dit goed te toetsen. Hoe kijken we naar elkaar, wat waarderen we, waar hebben we weleens last van? Hoe kunnen we als collectief beter worden? Is er iets dat we moeten doorbreken, loslaten, of wellicht onder ogen moeten zien? Het blijft een uitdaging om ook te kunnen vertragen in vaart der dingen, of beter gezegd, om een balans te vinden tussen snelheid maken en afremmen.

 Balanceren in de tussenruimte
Als RvC ligt er een belangrijke taak in het goed kiezen en behouden van een positie tussen de stad en het dorp,  haar bewoners, de huurders, de bestuurder en het directieteam. Een mooi begrip vind ik in dit verband ‘tussenruimte’.  De vrijheid om ruimte te maken: ruimte in de tijd, ruimte in de veelheid van opvattingen, ruimte om te denken en om dat denken te kunnen verbinden. Het verschil mag er zijn in dat middengebied. In de tussenruimte voegt elk verhaal een stuk toe aan de grote puzzel van de volkshuisvestelijke werkelijkheid.

Wanneer we een wijk of buurt bezoeken zien we mensen met verschillende nationaliteiten, opvattingen en visies die samen leven, samen lachen, samen problemen moeten oplossen. Niet altijd, maar vaker wel. De tussenruimte biedt een fysieke omlijsting van de ontmoeting.

Ook bestuurlijk vraagt het komen tot goede besluiten niet de haast van de voorbijvliegende tijd; het vraagt om geduld, een geduld dat meer inhoudt dan simpelweg afwachten. Het is een volharding in de tussenheid, een vastberadenheid om er te blijven tegen alle gepolariseerde krachten in de samenleving in.

Oog op de huurders
Het belang dat we primair dienen, is het huurdersbelang. Wellicht een open deur, maar open deuren slijten niet. Daarmee zijn we als RvC dienend. Dit wil niet zeggen dat altijd het belang van een enkele huurder of woningzoekende op één staat, maar dat er steeds gezocht moet worden naar een goed evenwicht tussen individueel en collectief belang, tussen huurders en toekomstige huurders. Onze meervoudige rol van toezichthouders, werkgever, netwerkbieder en adviseur/sparringpartner stond in 2024 opnieuw in het teken van deze opgave. Hoe vullen we onze rol zo in dat we voor de bestuurder, directie en de medewerkers van Lefier de condities scheppen om het huurdersbelang te dienen én de talenten daartoe zo goed mogelijk in te zetten? Ook als RvC zullen we steeds opnieuw de vraag aan onszelf en onze omgeving moeten stellen of we voldoende weten wat er leeft en speelt bij onze huurders. Denken te weten is kwalijker dan niet weten, en daar willen we ook in 2025 goed oog voor houden.

Oog op de organisatie
Er is veel gerealiseerd in 2024 en ook dat heeft zijn prijs. Het deed een stevig beroep op de organisatie en op alle medewerkers. Het uitvallen van een van de directieleden deed een extra beroep op de bestuurder en haar collega’s. De interne verbindingen, het leiderschap, andere werkwijzen, onverwachte gebeurtenissen en  vernieuwingsprocessen; roerige tijden doen een sterk beroep op leiderschap op alle niveaus en vragen om scherp aan de wind zeilen. Wellicht hebben we, met de blik op realisatie en de buitenwereld, als RvC nog wat te weinig waardering uitgesproken voor alle inspanningen die zijn geleverd. Laten we ook in 2025 niet alleen oog hebben voor wat beter kan, maar ook voor wat goed gaat. 

Lefier leeft, als lid van haar branchevereniging Aedes en lid van de vereniging van toezichthouders in woningcorporaties (VTW), de principes van de Governancecode woningcorporaties 2020/2025 na. Deze code bevat normen voor goed bestuur & toezicht, transparantie, de manier waarop we verantwoording afleggen aan de samenleving en de manier waarop we met ons geld omgaan.

Eind 2024 is de code geactualiseerd. In 2025 zullen de voor Lefier relevante herijkingen worden doorgevoerd. Waarbij in 2025 expliciet wordt geagendeerd de omgang met, alsook de participatie en invloed van, belanghebbenden en de (de rode draad van) de bij de corporatie ingediende klachten. Verder staat kennisontwikkeling en het voorkomen van (schijn van) belangenverstrengeling onder meer op de agenda van de raad.

Regulier overleg en besluitvorming 
De raad kwam in 2024 in totaal tien keer bijeen voor een fysieke vergadering. Hiervan waren er negen reguliere RvC-vergaderingen en één bijeenkomst voor de zelfevaluatie. Naast de bestuurder, concerncontroller en bestuurssecretaris, sloten de directieleden aan bij een groot deel van de vergaderingen. De reguliere punten van belang, zoals de prioriteitenbrief, de portefeuillestrategie, investeringsbesluiten en auditplan passeerden de agenda van de raad.

Commissies
De raad kent drie ondersteunende en adviserende commissies: een auditcommissie, een selectie- en remuneratiecommissie (ondergebracht bij de commissie bestuurszaken) en een commissie maatschappelijk presteren.

Zelfevaluatie
Eén keer kwam de raad in 2024 bijeen voor de jaarlijkse zelfevaluatie, deze keer met externe begeleiding door Ineke Verdonkschot en Pelle Engel (Phyleon) en gedeeltelijk in aanwezigheid van de bestuurder. Deze zelfevaluatie stond in het teken van reflectie, gerelateerd aan de vastgestelde ‘visie op bestuur en toezicht’. Op basis van een casus werd gereflecteerd op de diverse rollen binnen bestuur en toezicht en het belang van rolvastheid daarbij. In breder perspectief vond reflectie plaats aan de hand van de 6 R’en uit de visie, te weten Richting, Resultaat, Ruimte, Rust, Reflectie en Risicobeheersing. Mooi om als team op deze manier te vertragen en te verdiepen, om van te leren. Phyleon noemde het een zorgvuldige, waardvolle en inspirerende zelfevaluatie met dank aan alle betrokkenen voor hun input, reflecties en constructief kritische en op leren gerichte grondhouding.

Kennismaking- en verdiepingsgesprekken
De raad heeft in 2024 twee nieuwe commissarissen verwelkomd. Om elkaar goed te leren kennen heeft de raad in haar nieuwe setting na de zomer het ‘stakeholderspel’ van Lefier gespeeld. Waarbij aan de hand van diverse vragen, ervaring en kennis werden uitgewisseld, meningen gedeeld en dillema’s besproken. In het najaar heeft een verdiepingsgesprek onder leiding van Eric Koenen als voorzitter RvC plaatsgevonden, vanuit de vraag wat of wie heeft een belangrijke impact op de vorming van jou als mens of je mensbeeld gehad.

Verdieping op thema’s.
De raad hecht waarde aan een goede balans in haar overleggen tussen toezicht & controle en verdieping & inspiratie. Dit heeft in 2024 geresulteerd in een aantal mooie verdiepende themasessies.

De raad werd onder andere geïnformeerd over het thema Leefbaarheid, met aandacht voor de wijkbeheerdersapp en de digitale overlastprocedure. Ook de masterplanning verduurzaming kwam dit jaar twee keer aan bod. Er zijn aanzienlijke vorderingen gemaakt in het uitfaseren van slechte labels, waardoor een herijking van de strategie noodzakelijk is. In 2025 wordt hier opvolging aan gegeven.

In juni vond de jaarlijkse wijkschouw plaats, waarbij de raad samen met de huurdersorganisaties, het bestuur en de directie een bezoek bracht aan Midden-Groningen. Tijdens deze schouw werd het Noorderpark bezocht, waar herontwikkeling plaatsvindt. Ook werd de raad bijgepraat over de sloop- en nieuwbouwprojecten in het kader van de versterkingsopgave in Slochteren/Schildwolde en Gorecht West fase 1. Twee leden van de bewonerscommissie Gasvrij Gorecht deelden hun ervaringen met Lefier met betrekking tot het Gasvrij Gorecht-project. Het werd een informatieve middag waarin de raad werd bijgepraat over ontwikkelingen én op bezoek ging in de wijk.

We waarderen als raad deze verdiepingssessies vanwege de actuele inhoud, het goede gesprek en de goede voorbereiding door de organisatie. We beschouwen ze dan ook als waardevolle aanvulling op de reguliere vergaderpunten.

Ook vanuit het externe netwerk hebben de leden kennis en inspiratie opgehaald. Zo heeft onder meer de voorzitter via Comeniussessies met toezichthouders uit meerderde sectoren gesprekken gevoerd over goed toezicht in deze tijd. De voorzitter Auditcommissie nam deel aan de EY Masterclass Woningcorporaties waar in 2,5 dag de actuele ontwikkelingen in de corporatiesector met elkaar werden besproken. En een commissaris op huurdersvoordracht heeft een algemene training sociale veiligheid gevolgd, vanuit het besef dat veel Lefier collega’s dit meemaken en zich hier toe moeten verhouden. Dit krijgt in 2025 vervolg voor een specifieke training Sociale Veiligheid en toezichthouden. Ook zijn er digitale lunch-webinars van de VTW bezocht, vanwege de actuele thema’s en als contactmoment met collega-toezichthouders

Gesprekscyclus bestuur
De raad heeft onder meer de rol van werkgever, naast sparringpartner zijn we daarbij ook verantwoordelijk voor het functioneren van de bestuurder. De commissie bestuurszaken vervult primair deze rol, waarbij wisselend intern en extern feedback opgehaald wordt. 

Bestuursopdracht
Voor de periode 2024-2025 heeft de raad een aantal specifieke speerpunten benoemd, vastgelegd in een bestuursopdracht die voor twee jaar geldt. Extern ligt de focus op klantgerichtheid, de verbinding met huurders, externe samenwerking in het maatschappelijk veld en betaalbaarheid. Intern staan de komende jaren in het teken van het consolideren van de ingezette organisatieontwikkeling en het borgen van de financiële continuïteit en het investeringsvermogen.

De commissie bestuurszaken heeft aan het eind van 2024 een jaargesprek gehouden met de bestuurder. De raad is zeer content met de wijze van leidinggeven en de sensitiviteit en besluitvaardigheid waarmee ze zich in het netwerk beweegt. Onder meer de periodieke (tertiaal)rapportages laten zien dat Lefier inhoudelijk op koers ligt.

Bilateraal overleg
Los van de vergaderstructuur vindt op regelmatige basis een bilateraal en informeel overleg plaats tussen de voorzitter van de RvC en de bestuurder, daarbij bestaat de afspraak dat tussentijds contact is bij urgente zaken.