8. Governance, Bestuur en Toezicht

Lefier hanteert en ondersteunt de principes van de Governancecode woningcorporaties 2020. Dat doen we als lid van branchevereniging Aedes en van de vereniging van toezichthouders in woningcorporaties (VTW). In de Governancecode staan normen voor goed bestuur & toezicht, transparantie, de manier waarop we verantwoording afleggen aan de samenleving en de manier waarop we met ons geld omgaan.

Lefier heeft een compliance team dat  bestaat uit een brede vertegenwoordiging uit de organisatie. Het compliance team heeft periodiek afstemming met de MT’s over actualiteiten en lopende acties op het gebied van compliance. Afgelopen jaar heeft het compliance team een aantal trainingen gevolgd. Relevante onderwerpen worden gevolgd en waar nodig wordt hierop actie ondernomen. Wet- en regelgeving wordt binnen Lefier geborgd vanuit beleid en is belegd bij de uitvoering (proceseigenaar) in de eerste lijn.

Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden. Is daar toch sprake van, dan treffen we maatregelen. In 2023 was er geen sprake van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De RvC geeft gevraagd en ongevraagd advies en heeft voor de bestuurder de rol van werkgever. Samen met de bestuurder heeft de RvC een visie op bestuur en toezicht opgesteld. De RvC handelt op basis van het ‘reglement raad van commissarissen’. Drie commissies adviseren de raad over onderwerpen binnen hun taakgebied en bereiden de besluitvorming van de raad voor. Dat zijn de commissie bestuurszaken, de auditcommissie en de commissie maatschappelijk presteren. Lees ook het verslag van de RvC.

Mevrouw Ineke van Gent heeft haar taak als huurderscommissaris bij Lefier op 1 juli 2023 neergelegd. Gezien het een commissaris op huurdersvoordracht betreft, hebben RvC en Huurdersorganisatie gezamenlijk opgetrokken in de werving & selectie, daarbij ondersteund door bureau Whyz. Eind 2023 heeft de huurdersorganisatie haar voordracht kenbaar gemaakt. De adviesaanvraag ‘geschiktheid en betrouwbaarheid’ is voorbereid en aan de Aw voorgelegd.

Naast deze werving is in 2023 ook de werving opgestart ter vervanging van de heer Leendert van Bloois, zijn tweede zittingstermijn eindigt op 10 mei 2024.

De RvC van Lefier laat zich leiden door een toezicht- en toetsingskader. Het toezichtkader bestaat uit wet- en regelgeving, de Governancecode Woningcorporaties en de eigen statuten en reglementen. Het hart van ons toetsingskader is het ondernemingsplan 2021-2025 ‘samen het verschil maken voor een betere buurt’. Deze vormt samen met onder meer de prestatieafspraken en verdiepende beleidsdocumenten de toetsstenen voor Lefier. 

Bestuursopdracht
Voor de periode 2021-2023 heeft de raad ook aantal specifieke speerpunten benoemd, vastgelegd in een bestuursopdracht. Waarbij extern onder meer aandacht voor de klantgerichtheid en de verbinding met huurders daarbij, de externe samenwerking in het maatschappelijk veld én betaalbaarheid. En intern met aandacht voor onder meer het borgen van de financiële continuïteit en het investeringsvermogen en de ontwikkeling en professionalisering van de organisatie. 

Ondernemingsraad 
In 2023 heeft er een overleg plaatsgevonden volgens artikel 24 WOR tussen (delegatie) RvC, OR en bestuurder. Ook is met de OR het gesprek gevoerd zonder aanwezigheid van de bestuurder. In beide gesprekken werd wederom bevestigd dat de OR een positief kritische houding aanneemt en daarbij in alle ruimte het gesprek met de bestuurder kan voeren

Huurdersorganisaties
We zijn als raad goed in contact geweest met de huurdersorganisaties. In mei 2023 was er een bestuurlijk overleg van de huurdersorganisaties en Lefier waar de huurdercommissaris is aangeschoven. Onder meer de prioriteitenbrief en participatiebeleid stonden op de agenda. Er was sprake was van een open en positieve sfeer. In november heeft er een ‘benen op tafel sessie’ plaatsgevonden met de voorzitter van de raad en de Huurdersfederatie en aansluitend met de NOL. Veel thema’s, praktijkvoorbeelden, goede én slechte voorbeelden en anekdotes passeerden de revue. Het is goed om elkaar ook zo, zonder agenda te spreken. De voorbereidingen voor een werkbezoek van de huurdersorganisaties, een delegatie vanuit Lefier en de RvC zijn in 2023 gestart. In verband met de werving en selectie van een nieuwe huurderscommissaris is besloten de sessie in het voorjaar van 2024 te laten plaatsvinden, zodat het gekoppeld kan worden aan een kennismaking met de nieuwe huurderscommissaris.

Accountant
De auditcommissie heeft in 2023 overleg met de externe accountant gevoerd; waaronder het jaarlijks gesprek buiten aanwezigheid van de bestuurder. In 2023 heeft PWC de werkzaamheden afgerond en overgedragen aan Deloitte. Tijdens de RvC-vergadering in april zijn zowel PWC als Deloitte aanwezig geweest bij de bespreking van het jaarverslag, de jaarrekening 2022 en het accountantsverslag. Zodat teruggeblikt én vooruitgekeken kon worden. Als raad danken we PWC voor een goede, constructieve samenwerking.

Start nieuwe accountant 
Per boekjaar 2023 is Deloitte de nieuwe accountant van Lefier. Dat zorgt voor een frisse blik. Als start van de samenwerking heeft Lefier deelgenomen aan het transitielab van Deloitte, een positieve en waardevolle manier om de samenwerking te starten en in gesprek te zijn, onder meer over soft controls. In december is tijdens de RvC-vergadering de managementletter in aanwezigheid van Deloitte besproken. Het open gesprek met elkaar blijven voeren is cruciaal. Voor Deloitte is het van belang de organisatie goed te leren kennen, waarbij de raad hen heeft uitgedaagd om scherp te zijn.

Intermediair model
De raad heeft, vanuit haar auditcommissie, in 2023 meegedaan aan het ‘veldexperiment in het onderzoek intermediair model’ van de universiteit van Amsterdam. Daarbij werd gekeken of de onafhankelijkheid van de controlerend accountant vergroot werd door de tussenkomst van een derde, onafhankelijke partij (de intermediair). Los van de onderzoeksresultaten heeft de auditcommissie de aanwezigheid van de onderzoeker bij haar gesprekken als positief ervaren, door de manier waarop de onderzoeker deelnam aan het gesprek, de goede vragen die door hem werden gesteld en de positieve feedback.

Los van de vergaderstructuur vindt op regelmatige basis een bilateraal en informeel overleg plaats tussen de voorzitter van de RvC en de bestuurder.

De leden van de RvC zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggenspraak. Zij hebben op geen enkele wijze belangen in de Stichting Lefier. We bewaken als RvC het principe van onafhankelijkheid volgens de criteria in de Governancecode Woningcorporaties en de Woningwet. We hebben deze criteria onderling besproken en mondeling gecontroleerd, zowel bij de RvC-leden als bij het bestuur. Hieruit bleek dat er geen sprake is van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij toezichthouders of bestuurders betrokken zijn of zijn geweest.

De ondernemingsraad bestaat uit negen OR-leden:
Cindy Vugteveen (voorzitter), Sietze Bosman (vicevoorzitter), Janna Speelman, Riëm Kamphuis, Eddy de Vries, Gijs Bosman, Ellen Stutterheim, Jessica Kajuiter en Edward de Winter.

In 2023 werkten de OR-leden verder aan hun ontwikkeling als OR-lid en het uitbreiden van hun kennis op het gebied van medezeggenschap. In januari bezocht een delegatie van de OR een bijeenkomst voor OR-leden van noordelijke woningcorporaties in Heerenveen en in mei stond een workshopdag in Utrecht op het programma. 

De ondernemingsraad van Lefier kiest voor een open en transparante manier van werken. Met de bestuurder, Elles Dost, hebben we de afspraak gemaakt elkaar niet te verrassen. Wanneer er twijfel bestaat over bepaalde bestuursbesluiten, spreekt de OR dit in een vroeg stadium uit en de OR wordt op haar beurt ruim van tevoren door de bestuurder ingelicht over zaken die de OR aangaan. Dat maakt dat er, mede dankzij een tweejaarlijks BOT (Benen Op Tafel) -overleg, een goede verstandhouding bestaat tussen OR en bestuurder. Als OR zijn we hier trots op en zetten we ons in om deze fijne samenwerking te houden.

Ook in 2023 vergaderde de OR op alle vier de vestigingen van Lefier om zo zichtbaar en bereikbaar te zijn voor onze collega's. De onderstaande vergaderingen stonden op het programma: 

• Interne OR-vergaderingen
• Overlegvergaderingen tussen de OR en de bestuurder. In 2023 hebben er zes overlegvergaderingen plaatsgevonden
• Artikel 24-overleg/najaarsoverleg met de bestuurder, een afvaardiging van de RvC en de OR
• BOT-sessies (Benen Op Tafel, informeel overleg tussen de OR de bestuurder)
• HR-overleg tussen de OR-werkgroep en een afvaardiging van het HR-team en de ARBO-coördinator.

Om efficiënt te kunnen werken heeft de OR ervoor gekozen om bepaalde onderwerpen niet door de gehele OR, maar in kleinere themagroepen te behandelen. Zo is er onder andere een HR-werkgroep, een werkgroep Financiën en een ARBO-werkgroep. En net zoals wij open en transparant met de bestuurder werken, haken wij als OR ook regelmatig aan in reguliere werkgroepen en overleggen rond bepaalde thema's, zodat wij al vroeg betrokken zijn bij beleid- en besluitvorming en eventuele advies- of instemmingsverzoeken voor ons niet als verrassing komen, maar als een logisch gevolg van onze betrokkenheid. Voorbeelden hiervan in 2023 zijn de herziening van het thuiswerkbeleid en de medewerkers-tevredenheidsonderzoeken onder de noemer Fier!

In 2023 zijn er geen adviesaanvragen behandeld. Wel heeft de voorzitter RvC middels een gesprek met de OR haar advies gevraagd omtrent de herbenoeming van de bestuurder.

Onder andere de onderstaande zaken zijn in 2023 in de OR aan bod gekomen:

Op HR- en Arbogebied:

• Agressieprotocol
• Arbeidsmarktbenadering
• Duurzame inzetbaarheid
• Klokkenluidersregeling
• Mobiliteit fietsleaseplan
• Nieuws vanuit de CAO
• PMO/MTO/FIER
• Procesaanpak herijking functies
• Plan van aanpak gesprekscyclus beoordelingsgesprekken
• Strategisch HR-plan
• Thuiswerkbeleid
• Verlof (systematiek rond verlof incl. het verlofstuwmeer, bovenwettelijk verlof en verlofsparen.
• Werkdruk
• Werving en selectie (incl. AFAS-applicatie outsite)/openstaande vacatures
• Ziekteverzuim (verloop en protocol)