Algemeen
Onze missie, visie en doelen zijn ambitieus. We willen een overzichtelijke en transparante organisatie, waar de basis op orde is. En waar medewerkers met plezier en energie naar hun werk komen, elke dag weer. Bij Lefier willen we een sfeer creëren waarin je oprecht kunt zeggen: “hier voel ik me thuis”.
5.1 Onze basis duurzaam op orde
Van ‘corset’ naar ‘soepele pasvorm. Medewerkers voelen zich gesteund door gebruiksvriendelijke systemen en klantgerichte processen, die houvast én ruimte bieden. Daar gaan we voor!
Ons Nieuwe Fundament
We hadden de uitdrukkelijke wens om zo efficiënt mogelijk te werken. Met gebruiksvriendelijke systemen en data die duidelijk zijn en processen die eenvoudig zijn ingericht. Er was veel ruimte voor verbetering. Om dit te realiseren zijn we vanaf begin 2023 aan de slag gegaan met het her-implementeren van een nieuw primair systeem, Empire R22. Dit deden we aan de hand van een goed doordacht en uitgewerkt programmaplan, ‘Ons Nieuwe Fundament’.
Een plan om onze werkprocessen te beschrijven en vast te leggen, zodat we een vliegende start konden maken om die processen te optimaliseren. Dat is gelukt, dankzij een grote gezamenlijke inzet en veel betrokkenheid! Want begin 2024, na de overgang naar het nieuwe systeem, hebben we kunnen vaststellen dat vrijwel iedereen direct aan het werk kon. Iedereen was goed voorbereid en opgeleid. Over de nieuwe situatie zijn de eerste ervaringen positief.
Ons Nieuwe Fundament betekende in de praktijk ook het begin van ‘procesmatig werken’. Met als belangrijk onderdeel het doornemen en vastleggen van de werkprocessen. Dit moet er tot leiden dat we uniform gaan werken en zo steeds het beste proces doorlopen. Gevolg: voortaan vaker in één keer het goede doen voor onze huurder. We legden de werkprocessen vast in het ‘Proceshuis’. Om ze in 2024 te kunnen bewaken en waar nodig te verbeteren. Door de hele organisatie, waarbij steeds de proceseigenaar en de kerngebruiker een belangrijke rol spelen.
Ontwikkelingen ICT
Naast het overkoepelende ‘Ons Nieuwe Fundament’ hebben we ook aandacht besteed aan de verbetering van de interne dienstverlening op het gebied van ICT. Medewerkers van Lefier krijgen ondersteuning van onze eigen supportdesk, bemand door collega’s op onze locaties dus. De continuïteit van die taak is nu beter geborgd, dankzij procesmatig werken.
Om optimaal samenwerken te bevorderen, hebben we flinke stappen gezet naar meer gebruiksvriendelijke, veilige en toekomstbestendige systemen. In de praktijk: werkplekken moderniseren, printers vervangen, een nieuw wachtwoordbeleid en een begin maken met het vervangen van verouderde audio/video vergaderfaciliteiten. De videoapparatuur die we zelf niet meer gebruiken, doneert Lefier aan maatschappelijke doelen in ons werkgebied.
Om een eerste slag te maken in het vereenvoudigen, standaardiseren en in onze uitgaande poststromen, hebben we een ‘output management systeem’ in gebruik genomen. Dat zorgt voor meer continuïteit en het werkt efficiënter. Huurders kunnen nu, als ze dat willen, post van Lefier volledig digitaal ontvangen. Een voorbeeld: met het nieuwe systeem heeft Lefier in 2023 de afrekening van de huurverhoging en servicekosten automatisch uitgevoerd.
NEN 2580
Om plattegronden en oppervlakten op basis van de norm NEN2580 te verzamelen en te verwerken in onze systemen, was er al vóór 2023 een start gemaakt. In 2023 hebben we met veel disciplines hard gewerkt om van de eerder al verzamelde plattegronden ook de juiste oppervlakten te kunnen bepalen en vastleggen. Van elke woning is nu een NEN-rapportage beschikbaar, echter vinden wij het belangrijk om ook de kwaliteit en betrouwbaarheid van ons gehele bezit te valideren. Datakwaliteit is voor ons een belangrijk onderwerp en een continu proces. Voor ongeveer een derde van ons bezit dienen we de datakwaliteit nog te controleren en vast te leggen.
Data werkruimte
Lefier heeft dit jaar een speciale ‘data werkruimte’ opgezet om op een gestandaardiseerde, efficiënte manier de data die we geschoond hebben ook steeds schoon te houden. Die data werkruimte werkt op basis van heel innovatieve platformtechnologie, ‘in the cloud’. Deze nieuwe manier van werken zorgt ervoor dat onze huurders én collega’s kunnen vertrouwen op de data in onze systemen.
De data werkruimte kunnen we straks voor nog veel meer belangrijke doeleinden inzetten, zoals data-analyse, ontsluiting van gegevens, rapporteren en voorspellingen doen.
Inkoopbeleid
We hebben sinds december 2023 een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om aan te sluiten bij de doelstellingen van het Ondernemingsplan en ontwikkelingen in de markt. Eén van onze uitgangspunten is strategisch partnerschap met onze leveranciers. Het nieuwe beleid helpt in het verder ontwikkelen van de inkoopvolwassenheid van onze organisatie en draagt bovendien bij aan een betere dienstverlening aan onze huurders. En uiteindelijk dus een hogere huurderstevredenheid.
5.2. Onze werkgemeenschap: vitaal, trots en toegewijd
Van ‘taakomschrijving’ naar ‘eigenaarschap’. Medewerkers kennen hun aandeel in het succes van Lefier en krijgen en pakken ruimte om daarnaar te handelen. Daar gaan we voor!
Strategisch personeelsbeleid
Om te zorgen voor een optimale bezetting (voldoende goed personeel), op korte termijn én in de toekomst, zijn we in 2023 begonnen met het opstellen van een ‘strategisch personeelsbeleid’. Eind 2023 is hier uitgebreid over gesproken met de directie. We gaan dit beleid in 2024 in de vorm van een project opstellen.
Ziekteverzuim
Ons ziekteverzuim is in 2023 ten opzichte van vorig jaar licht gedaald van 6,4% naar 5,6%. Ook is de meldingsfrequentie gedaald ten opzichte van vorig jaar, van 1,4 naar 1,1.
Om onze eigen norm van 4% te realiseren worden diverse acties uitgevoerd. Vorig jaar is gestart met het voeren van Duurzaam Inzetbaarheidsoverleggen. Deze gesprekken zijn ook in 2023 doorgezet, waarbij samen met de bedrijfsarts het verzuim wordt besproken. Daarnaast is in 2023 het nieuwe ziekteverzuimbeleid vastgesteld. Met deze regeling wordt het onderwerp iedere maand binnen de directies besproken.
BHV
In 2023 is er, als gevolg van verbeterpunten uit de BHV oefeningen, gestart met het actualiseren van de Bedrijfsnoodplannen. Het algemene Bedrijfsnoodplan is omgezet naar een Bedrijfshulpverlening beleidsplan. Deze plannen per locatie worden in samenspraak met het hoofd bedrijfshulpverlening van deze locatie geactualiseerd.
Verbeterteam
Om onze dienstverlening en processen te blijven verbeteren is in 2023 veel aandacht besteed aan opleidingen en trainingen. Intussen zijn zo’n 200 collega’s opgeleid in de ‘basistraining continu verbeteren’ (Lean Yellow Belt). Een training om te leren hoe je processen kunt versimpelen door er verspillingen uit te halen. Daarnaast zijn er 11 collega’s opgeleid als Green Belt coach. Onderdeel van die opleiding is een opdracht om een verbetertraject uit te werken. Om het daarna te presenteren op de ‘verbetergalerij’, om zo collega’s te informeren en inspireren. In het kort: zo’n verbetertraject gaat over een specifiek proces of probleem bij Lefier. Inclusief analyse en aanbevelingen om het proces te optimaliseren of het probleem (blijvend) op te lossen.
Om de klanttevredenheid te verhogen, zijn we in 2023 ook gestart met integrale verbetersessies. Voor de fasen in de klantreis waar verbeterpotentieel zichtbaar is. In die sessies kijken we met verschillende disciplines naar hoe de klantbeleving nu is, we proberen oorzaken van ontevredenheid te achterhalen daar verbeteracties bij te bedenken. Bijvoorbeeld een animatiefilm met duidelijke uitleg over het opzeggen van de huur. De sessies zijn zo een nuttige stap op weg naar het multidisciplinair sturen op de prioriteiten en ambities van Lefier. Om continu te blijven verbeteren.
Blije en trotse medewerkers
Eind 2022 hebben we een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uitgevoerd: Fier!. Uit Fier! blijkt dat we op heel veel als organisatie trots kunnen zijn. We scoorden 3x een 8,5, namelijk op: mijn werk is zinvol, ik voel me thuis bij Lefier en ik beschik over voldoende middelen. We scoorden ook 2x een onvoldoende. Namelijk op: binnen Lefier zijn werkprocessen goed georganiseerd (4,8) en het management weet wat er speelt op de werkvloer (5,4). In 2023 zijn we actief met de uitkomsten aan de slag gegaan.
In het kader van ‘werkplezier’ hebben we diverse activiteiten m.b.t. vitaliteit georganiseerd. We hebben een nieuw, helder verzuimbeleid geschreven en dat beleid ook in de praktijk gebracht. Het strategisch HR-plan is uitgewerkt; dat gaan we in 2024 uitvoeren. Er is veel aandacht besteed aan communicatie van directie en MT met de hele organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van kickstart, bijpraatsessies en roadshows. De introductiedagen zijn verder uitgewerkt en verbeterd. Begin 2024 presenteren we een uitgewerkte beoordelingscyclus, die is al ontwikkeld in 2023. Kortom: een jaar met veel aandacht bij Lefier voor de werknemer als mens.
Summer School
Een mini-college over je werk, bedoeld voor anderen. Meerdere collega’s gingen rond de zomer op die manier even voor de klas staan, onder de noemer ‘Summer School’. Goed ontvangen dit idee, dus we gaan er 2024 zeker mee door, met nieuwe lessen.
